Tradicionalmente a descrição de cargos é realizada com base em entrevistas ou questionários respondidos pelos próprios ocupantes, posteriormente validados pela liderança.
Por que a descrição de funções tradicional é deficiente?
Nos processos tradicionais, as pessoas são questionadas sobre suas atividades, responsabilidades e tarefas. Entretanto, quando preenchem um questionário ou quando são entrevistadas, é muito comum que as pessoas se sintam inseguras e por isso acabam criando uma necessidade de se autovalorizar. A consequência é uma descrição de funções com uma quantidade maior de atividades e tarefas que, muitas vezes não agregam valor aos processos.
Visão sistêmica e de processos na descrição de funções
Além do comportamento de insegurança e autovalorização, via de regra, as pessoas têm uma visão dos processos de trabalho limitada ao seu cargo. Isso inclui as lideranças que, com muita frequência assumem a função, sem o devido preparo por parte das empresas.
Por outro lado, a definição de funções e cargos representa a divisão do trabalho na empresa. Isto é, requer visão sistêmica, bem como conhecimento mais amplo dos processos.
Por isso, entrevistas e questionários respondidos pelos ocupantes dos cargos estão longe de ser fonte consistente para criar a base da gestão de pessoas. Essas descrições carregam deficiências que vão enfraquecer planos e programas de gestão de pessoas.
Descrições de cargo: um documento pró forma
Na grande maioria das empresas, trata-se das descrições de cargo de forma incompleta, e desconectada dos resultados e dos processos organizacionais. Por isso acabam se transformando em documentos formais desintegrados do negócio, que rapidamente se tornam obsoletos, ocupando espaço nos arquivos, e mal servem para a empresa utilizar em questões trabalhistas.
O cargo é a menor parte da estrutura organizacional
No entanto, o cargo é a menor parte, e uma parte muito importante da estrutura organizacional. E o que é a estrutura organizacional? Resumidamente, é a forma como a empresa se organiza para operar e colocar seus produtos ou serviços no mercado.
Para maior facilidade de gestão a empresa quando cresce precisa se dividir em partes menores. Essa divisão é o que chamamos de departamentalização, que nada mais é do que a divisão da empresa em departamentos, áreas, setores, como por exemplo a área comercial, administrativa, financeira, produção, logística e daí por diante.
Processos: a base consistente para definir cargos e funções
Cada área é composta por um conjunto de processos e cada processo é composto por um conjunto de funções, atividades e tarefas, que devem ser distribuídas para a estrutura de cargos na forma de descrição de funções.
Por isso, é com base nas atividades e tarefas que compõem os processos organizacionais que vamos definir a estrutura de cargos mais adequada ao negócio. Os processos são a base mais eficaz para responder quais cargos serão necessários e quantos cargos são necessários para atender à dinâmica de uma empresa.
As atividades e tarefas atribuídas aos cargos representam a divisão do trabalho na organização e a divisão do trabalho deve ocorrer com base na lógica do negócio.
Quando se pensa na lógica de processos, é possível eliminar redundâncias ou atividades que se repetem sem necessidade. Isto é, aquelas atividades que são realizadas sem que as pessoas se deem conta que não levam a nada. Também é preciso evitar loopings, ou vai e vens desnecessários, que só trazem desperdícios de tempo, e consequentemente, de dinheiro.
Descrição de cargos baseada em processos
A descrição de cargos baseada em processos identifica e corrige essas deficiências. As descrições baseadas em entrevistas e questionários registram e institucionalizam essas deficiências.
Deve-se criar a estrutura de cargos para propiciar a melhor divisão das atividades e tarefas, para promover o alcance os resultados e objetivos organizacionais.
Uma visão deturpada da importância do cargo
Mas o que ocorre na prática é que raramente os cargos recebem das empresas o tratamento adequado. Isto é, são frequentemente criados sem nenhum critério e nenhum controle, muitas vezes para possibilitar um aumento de salário ou uma promoção fora das regras ou sem justificativa.
Um exemplo disso é o uso abusivo de sufixos como júnior, pleno, sênior, ou I, II, III colocados na frente do nome do cargo. Isso é feito para segurar alguém que pede demissão, ou para acalmar colaboradores que demandam crescimento de carreira ou aumento de salários. Como consquência, as empresas ficam com estruturas desorganizadas, frequentemente inchadas. Além disso, é alta a probabilidade do custo de folha de pagamento ser bem maior que o necessário.
Nós desenvolvemos um método de descrição de cargos, e nesse método, quem nos responde o que deve ser feito, como e por quem é o negócio. Ou seja, baseia-se a divisão do trabalho em processos, considerando natureza e dinâmica da empresa.
A modelagem de processos nos dá as respostas que precisamos. Isso porque organiza as atividades da maneira que elas devem ser realizadas, em um fluxo que permite melhor qualidade e produtividade.
Por que adotar os processos como base?
A empresa é um sistema composto por áreas funcionais. Cada área agrupa um conjunto de processos. Isso significa que os processos já acontecem naturalmente, com vícios, deficiências, redundâncias, loopings…
É preciso mapear, analisar, e agrupar adequadamente os processos. É preciso identificar necessidades e promover melhorias e adequações dos processos. Essa é a melhor maneira de organizar a estrutura da empresa para o melhor fluxo de trabalho. Afinal, pelo mapeamento de processos, chegamos a um nível de detalhamento adequado, para atribuir atividades aos cargos.
Além disso, os processos possibilitam a definição de indicadores de desempenho, e essa definição permite deixar claro para os colaboradores o resultado esperado da sua performance. Isto é, expectativas claras e combinadas entre a empresa e o colaborador, entre líder e liderado!
A definição dos cargos com base em processos permite ainda evidenciar a relação cliente-fornecedor interno, estimulando o espírito de equipe.
Descrição de Cargos: uma responsabilidade conjunta!
Por fim, é importante deixar claro que a definição de cargos e divisão do trabalho não é um atribuição exclusiva do RH! É uma responsabilidade conjunta, que envolve a parceria entre as lideranças e o RH.
Pois, como dissemos anteriormente, a divisão de trabalho impacta diretamente no custo de folha de pagamento. Trata-se de um dos custos mais altos da empresa. Também impacta diretamente na produtividade das equipes e no resultado da empresa.
Por Denise Lustri – CEO da Cohros
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Este texto está disponível na versão podcast.
MODELO DE DESCRIÇÃO DE CARGOS: Acesse aqui.