Depois que escrevi pela primeira vez sobre reunião “one-on-one”, as pessoas me encheram de feedbacks sobre o assunto. Cerca de metade dos dos feedbacks me criticaram, dizendo que as “one-on-ones” eram inúteis e que eu não deveria dar tanta ênfase nelas. A outra metade queria saber como executar one-on-ones mais eficazes.
Reunião one-on-one, afinal, o que é isso?
Tomei contato com a prática de reuniões one-on-one lendo o livro “The Hard Thing About Hard Things” de Ben Horowitz. Desde então, tenho visto a adoção dessa prática crescendo, dia a dia, notadamente em startups e empresas de tecnologia. Aliás, grandes ícones corporativos já adotaram esse recurso nos processos de Gestão e Pessoas e, pelos relatos, estão colhendo bons resultados!
Trata-se de um encontro entre um líder e cada um dos seus liderados com periodicidade, agenda e estrutura pré-definida. Este encontro ou reunião recebe o nome de 1-on-1, one-to-one, ou 1:1. Entretanto, não se trata de uma reunião de mentoria, ou de coaching, ou de feedback, ou de comunicação. Na verdade, ela pode envolver um pouco de tudo isso.
A reunião one-on-one é uma forma testada para tratar das ideias, das sugestões, dos problemas enfrentados, dos desafios a superar e das expectativas, incluindo questões pessoais do colaborador!
Pautas da reunião one-on-one
Recomenda-se, para o bom aproveitamento da reunião, fazer uma pauta antes e, preferencialmente, com a sugestão do colaborador para que no encontro trate-se das suas prioridades. No entanto, o líder também pode sugerir pautas.
Entre os assuntos a serem tratados nas reuniões, estão questões como:
- Quais os principais problemas na nossa empresa? Por que você considera assim?
- O que pode melhorar na nossa área? Como fazer para melhorar?
- Você enfrenta dificuldades para realizar seu trabalho? De que forma posso te ajudar a reduzir essas dificuldades?
- Como posso te ajudar a melhorar sua performance?
- Se você estivesse no meu lugar, o que faria de diferente?
- Você se sente bem trabalhando aqui?
- O que lhe dá prazer no seu trabalho? Como torná-lo mais prazeroso?
- O que, ou quem, você admira na empresa?
- O que você pensa sobre nosso produto / serviço?
- Você vê oportunidades que a empresa não está aproveitando?
- Estamos deixando de fazer algo que deveria ser feito?
- Você está feliz trabalhando aqui?
Identificação de problemas e tratamento rápido das causas
Se questões como essas forem devidamente tratadas entre líderes e liderados, poderão ser resolvidas muito mais rapidamente, já que a prática da reunião one-on-one permite que a empresa tenha melhores condições de identificar eventuais problemas e tratar da sua causa raiz.
Isto é, nesse processo, as melhores ideias são exteriorizadas! E os maiores problemas são tratados. Principalmente, as questões mais relevantes da vida pessoal e profissional dos colaboradores que são encaminhadas às pessoas certas. Ou seja, pessoas que realmente podem lidar com elas.
Reunião one-on-one como canal de comunicação
A reunião one-on-one é uma maneira eficaz de promover e manter um fluxo de comunicação saudável entre líderes e liderados. Inserida na rotina da liderança, a reunião one-on-one estabelece um canal poderoso de comunicação em via de mão dupla: botton up e top down! Em outras palavras, cria um fluxo saudável de comunicação na empresa, do topo às bases.
Como consequência, esse poderoso fluxo de comunicação evita as barreiras horizontais, muito comuns entre níveis hierárquicos. Barreiras capazes de afastar líderes e liderados, de isolar áreas e equipes formando verdadeiros “guetos corporativos”.
Se cada líder tiver a disciplina de realizar reuniões one-on-one com seus liderados, uma cascata positiva de comunicação e desenvolvimento vai ocorrer. Isso porque poderão alinhar as expectativas de ambas as partes, orientar as performances, e esclarecer os objetivos estratégicos. Além disso, propósitos, princípios e valores poderão ser compartilhados, criando sinergia entre as pessoas e a empresa.