Qual a importância e como implantar a cultura do feedback na empresa

Ninguém discute a necessidade do feedback nas empresas, em teoria. Mas, na prática, desenvolver uma cultura do feedback é outra história! Se você está buscando esse caminho na sua empresa, vamos ver aqui alguns conceitos e alguns passos fundamentais. Aproveite a leitura!

O que é feedback e qual a sua importância

Basicamente, o feedback é o retorno que se dá a alguém sobre o que está indo bem ou o que precisa melhorar. Embora seja reconhecido como um recurso necessário nas empresas, é comum existir um desconforto, tanto para quem dá, como para quem recebe o feedback. Principalmente quando se trata de uma crítica.

Entretanto, seja uma crítica ou um elogio, em ambos os casos o feedback é um instrumento de desenvolvimento profissional. Aliás, o feedback é um recurso para o desenvolvimento das pessoas em qualquer situação. Isso ocorre tanto no ambiente familiar, entre amigos, quanto no trabalho.

Nossos pais, nossos amigos, irmãos, filhos… nos dão feedbacks o tempo todo. E todos podem contribuir com o nosso crescimento como pessoas e como profissionais. Sejam as críticas, que nos fazem refletir e melhorar nossas deficiências, sejam os elogios que nos estimulam a repetir o feito e melhorar naquilo que já somos bons.

Mas, para que o feedback tenha o efeito desenvolvedor ele precisa acontecer de forma saudável. Em outras palavras, é necessário que haja um ambiente favorável e um diálogo franco, visando ao crescimento de quem recebe o feedback.

Vantagens e beneficios do feedback

Muitas empresas ainda não perceberam como a cultura do feedback é importante! Não apenas para o desenvolvimento dos colaboradores, mas também para o alcance de metas e objetivos. Nesse sentido, entre as principais vantagens de fazer com que essa prática se torne habitual na organização estão:

• A promoção de transparência de ideias e expectativas,
• O compartilhamento de ideias, opiniões e conhecimentos,
• O direcionamento dos esforços dos colaboradores para os objetivos organizacionais
• O estímulo dos colaboradores na superação de seus limites,
• A facilitação do reconhecimento,
• Além, é claro, do desenvolvimento de talentos.

O que é cultura do feedback

A cultura do feedback é caracterizada por um ambiente em que as pessoas encaram o feedback como uma coisa natural. Isto é, quando a empresa desenvolve essa cultura, as pessoas não temem o feedback. Pelo contrário, ele passa a fazer parte do dia a dia da empresa, sendo incorporado à cultura organizacional.

Qual a importância da cultura do feedback nas empresas?

Sabemos bem que ser chamado para um feedback pode causar tensão e ansiedade. Isso ocorre, na maioria das empresas, porque não é comum se cultivar a cultura do feedback. No entanto, é importante que líderes e liderados entendam que o feedback é um recurso poderoso para promover o desenvolvimento e melhorar a performance das pessoas.

Quando existe uma cultura favorável ao feedback, ele acontece naturalmente, como uma coisa esperada. Dessa forma, o feedback se torna mais efetivo, com efeito positivo no desenvolvimento e no desempenho dos colaboradores.

Mas para desenvolver a cultura do feedback, e incorporá-la à cultura organizacional, é preciso um tratamento sistêmico do tema. Por isso, compartilhamos aqui as principais ações que orientamos para o desenvolvimento dessa cultura.

7 passos para implantar a cultura do feedback

1. Preparo das lideranças

Para criar uma cultura de feedback exemplar, é importante cuidar do desenvolvimento das lideranças, para que todos os gestores saibam se posicionar e orientar os liderados.

Além de cuidar do desenvolvimento dos líderes, é preciso dar a eles ferramentas adequadas para que possam efetivamente orientar e gerenciar suas equipes. Aqui entra o papel da tecnologia! Sistemas adequados permitem que os líderes registrem os feedbacks e suas orientações. Assim, esses registros vão gerar people analytics que fundamentam as ações de desenvolvimento e muitas outras ações de gestão de pessoas. Dessa forma o RH poderá contribuir para que as lideranças extraiam o melhor dos seus liderados.

2. Preparo dos colaboradores

Outro ponto importante para formar a cultura de feedback é preparar os colaboradores, para que entendam o feedback como uma coisa boa para o seu desenvolvimento, bem como para a sua performance. 

Para que isso aconteça, o RH deve começar a trabalhar essa ideia com as pessoas o mais cedo possível. Deve promover desde o início da relação de trabalho o sentimento de que o feedback é uma coisa positiva e benéfica. Nesse sentido, o processo de onboarding é uma excelente oportunidade para introduzir o feedback como um processo natural na empresa.

Outra prática que ajuda é estimular as pessoas darem feedback uma para as outras. Aqui na Cohros, por exemplo, damos e recebemos feedbacks dos colegas de trabalho, não somente das lideranças. Inclusive, estimulamos as pessoas a dar feedback para seus gestores também. Além disso, todos podem solicitar feedback para quem quiserem.

Dessa forma, o RH vai alimentando a cultura, onde o feedback não é um bicho de sete cabeças. É uma ação normal, e esperada, como uma atividade importante da liderança.

3. Acordo de metas e expectativas

Um dos pontos que sustentam o feedback, seja uma orientação de melhoria ou um elogio, é a consciência sobre o que a empresa espera de cada colaborador. Quando isso fica claro, as pessoas recebem melhor o feedback. Por isso, o acordo de metas e expectativas é tão importante para implantar uma cultura de feedback na empresa.

Para garantir que o acordo aconteça de fato, a empresa pode torná-lo parte de um procedimento. Pode definir, por exemplo, que o acordo ocorra todo ano, para o líder combinar com os liderados as metas que deverão alcançar. Além disso, sempre que a empresa contratar um novo colaborador esse acordo deve acontecer, assim, ninguém fica de fora.

O acordo de metas e expectativas pode fazer parte de um ritual na empresa. Nesse sentido, os rituais são, comprovadamente, recursos poderosos para o desenvolvimento da cultura organizacional.

4. Avaliação e feedback contínuos

Somente comunicar as metas aos liderados não é suficiente. Isso significa que as lideranças precisam acompanhar de perto as atividades, bem como o desempenho da sua equipe. Aqui entra o processo de avaliação, que deve ser contínuo e não apenas uma vez por ano, ou semestral, ou trimestral!

A avaliação contínua envolve o acompanhamento cotidiano, para que o líder identifique as necessidades de orientação. Dessa forma, através de feedbacks individuais e coletivos, o líder promove o desenvolvimento da equipe. Além do que poderá estimular o compartilhamento de informações e conhecimentos, fazendo com que uns aprendam com os outros.

5. Criação de rotina e monitoramento de ações de feedback

A criação de uma rotina de ações de feedback, bem como de monitoramento dessas ações, ajudam muito na criação da cultura.

Uma ação pode ser, por exemplo: cada líder deve dar pelo menos um feedback por mês para cada colaborador da sua equipe direta. O RH pode, não só considerar o cumprimento dessa ação de feedback como um indicador de desempenho dos líderes, como também ligar esse indicador a um programa de bônus e a outras estratégias de remuneração.

Às vezes, no início, é preciso ter mais rigor no monitoramento do cumprimento do feedback, para que ele faça parte do cotidiano da empresa.

No final, essas medidas acabam promovendo mais credibilidade e segurança. Isso porque as pessoas passam a receber feedbacks com mais frequência sobre como está indo o seu trabalho. Lembrando que a qualidade do feedback é essencial. Justamente por isso, o primeiro passo é o preparo das lideranças.

6. Acompanhamento pós feedback

Depois que de dar o feedback, o gestor deve acompanhar o colaborador para garantir o cumprimento das orientações. Nesse meio tempo, pode ser necessário reforçar as orientações e dar suporte ao colaborador, para que o seu desenvolvimento seja efetivo.

Novamente neste ponto, a tecnologia tem um papel importante! Isto é, a automação dos processos propicia a obtenção métricas importantes para orientar os planos e ações de Gestão de Pessoas. Existem sistemas que permitem o registro dos feedbacks e das orientações de desenvolvimento. Há também sistemas que e controlam automaticamente o efetivo cumprimento das ações recomendadas. Além disso, economizam tempo e facilitam o processo.

7. Gestão do clima organizacional

Um bom clima organizacional contribui muito para a motivação dos colaboradores e, consequentemente, para sua produtividade.

Fica muito mais simples dar feedbacks para alguém quando o ambiente é favorável, porque as pessoas ficam mais receptivas. No entanto, é absolutamente normal que os colaboradores fiquem nervosos, tensos ou ansiosos em situações que precisam receber um feedback. Para amenizar a tensão, é preciso que as pessoas sintam que o feedback é um recurso de desenvolvimento, mesmo quando se trata de uma crítica.

Em suma, para que o feedback ocorra em um ambiente emocional que favoreça o desenvolvimento das pessoas, é muito importante cuidar do clima organizacional.

Como dar um feedback

Quando as lideranças estão se desenvolvendo nessa prática, é importante oferecer um modelo para que eles se orientem.

Aqui na Cohros, por exemplo, os feedbacks podem ser classificados de feedback de elogio, feedback acompanhamento e feedback de melhoria.

Feedback de elogio 

Este tipo de feedback é aplicado para reconhecer o colaborador que apresenta um desempenho ou uma competência acima do nível requerido para o seu cargo. 

No sistema Cohros, todos os feedbacks de elogio demandam que o líder registre a situação que deu origem a eles, para minimizar a subjetividade.

Feedback de acompanhamento 

Este tipo se aplica a situações gerais, diferentes de um elogio ou orientação de melhoria. Por exemplo, para dizer ao liderado que o seu trabalho, seu desempenho, seus conhecimentos e habilidades estão dentro do esperado. Ou para registrar conversas de mentoria ou de acompanhamento do PDI de um liderado. Ou ainda para registrar o teor de reuniões one-one.

Feedback de melhoria 

É aquele aplicado para orientar o colaborador que apresenta um desempenho ou uma competência abaixo do nível requerido para o seu cargo.

Para todos os feedbacks de melhoria, no sistema Cohros, as lideranças precisam definir o FCA: fato, causa e ação. Pois, se existe algo a melhorar, esses três pontos precisam ficar claros:

Fato: Qual foi a situação que evidenciou a necessidade de orientação e feedback?

Causa: Qual foi a causa? Normalmente, quando a gente percebe uma deficiência de competência, ou um desempenho que precisa ser melhorado, certamente há uma causa a trabalhar.

Ação: o que deve ser feito para tratar a causa e melhorar a situação descrita no “fato”? Aqui o gestor deve indicar o caminho, ou para melhorar um desempenho, ou para desenvolver uma competência.

Além disso, todos os feedbacks são registrados na plataforma, gerando histórico que orienta muitas decisões de RH.

Vale lembrar que, muitas vezes, apenas um feedback de orientação não é capaz de solucionar o problema. Então, nessas situações o líder, em conjunto com o RH, pode definir um PDI, com ações mais robustas de desenvolvimento.

Exemplo de feedback estruturado com FCA

Vejamos um exemplo de feedback estruturado com FCA que um Gerente de Compras deu para um liderado:

Fato: aconteceram conflitos com clientes internos, porque os produtos requisitados não foram entregues dentro do prazo requerido.

Causa:  os clientes internos não conheciam as regras da política de compras. Em virtude disso, houve falha de comunicação sobre os prazos de entrega dos produtos.

Ação: Fazer o treinamento de comunicação na universidade corporativa. Fazer uma reunião com os envolvidos para explicar as regras da política de compras. Esclarecer dúvidas e dar as orientações necessárias aos clientes internos a fim de evitar problemas futuros.

Então, somente apontar o que deve ser melhorado não basta. É preciso apontar as causas, bem como as ações a serem adotadas. Dessa forma, quanto maior o alinhamento entre as causas dos problemas e as ações para solucioná-los, mais efetivo será o feedback.

Assim, fica mais fácil para o líder fundamentar o feedback, para que fique mais claro para o colaborador os pontos a melhorar. Concorda?

Adicionalmente, tem os cuidados básicos para que o feedback realmente cumpra o seu papel de orientar o desenvolvimento e o desempenho dos colaboradores. Vamos ver a seguir, 5 dicas que orientam esses cuidados.

5 Dicas de como dar um feedback

1. Use o feedback como instrumento de desenvolvimento

A regra número 1 é realmente usar o feedback para contribuir para o desenvolvimento de quem recebe.

O feedback, via de regra, deve envolver orientações ao colaborador. Seja um feedback positivo, em que o gestor orienta o colaborador a manter um bom comportamento ou uma boa performance, seja um feedback corretivo onde cabe uma orientação de desenvolvimento ou melhoria de desempenho.

Quando os gestores incorporam essa regra, os demais cuidados são praticamente uma consequência.

2. Estabeleça uma relação de respeito e confiança

Respeito e confiança são fatores fundamentais para que o feedback gere o comprometimento do colaborador com a melhoria da sua performance e também com o seu desenvolvimento.

Quando há relação de respeito e confiança, de fato, tudo fica mais simples, tanto para quem dá, quanto para quem recebe o feedback. Nesse ambiente, o feedback encontrará maior receptividade por parte de quem recebe.

Em suma, uma relação de respeito e confiança aumenta a receptividade das pessoas e potencializa a aplicação das orientações recebidas.

3. Pratique a empatia

Quem dá um feedback, antes de mais nada, precisa pensar o seguinte: se fosse receber o mesmo feedback, como gostaria de ser tratado? Colocar-se no lugar da outra pessoa funciona muito bem para que o feedback promova um efeito positivo. Assim, a empatia é um excelente caminho para que o efeito do feedback seja potencializado.

4. Estruture o feedback no formato FCA

Conforme explicado um pouco antes, sempre existe um fato (F) que evidencia a necessidade de um feedback. Da mesma forma, existe uma causa (C) a tratar, bem como ações (A) de desenvolvimento para tratar essa causa. Estruture o feedback dessa maneira e ele será mais simples e efetivo.

5. Escolha a forma e o momento apropriados

Parece óbvio, mas se existem feedbacks que provocam sentimentos negativos nas pessoas, são aqueles que acontecem no momento errado e da forma errada.

O feedback devem acontecer de maneira privada, a menos que sejam feedbacks de elogio, ou que haja a necessidade de feedback coletivo.

Em qualquer caso, o feedback deve ser tratado como instrumento de desenvolvimento. Além, é claro, dos cuidados relativos à confiança, respeito e empatia.

Se todos esses pontos forem considerados, a cultura do feedback será uma consequência natural!

O que achou deste texto sobre a cultura de feedback? Se ele te ajudou de alguma forma, compartilhe em suas redes sociais para que mais pessoas percebam a importância de tratar o feedback de forma estratégica no desenvolvimento e na performance das pessoas.