As rotinas de uma área de recursos humanos envolvem muitas tarefas importantes e delicadas. Algumas delas são muito complexas de se realizar manualmente por trazerem muitos detalhes e uma grande quantidade de atividades operacionais e repetitivas, como por exemplo o cálculo da folha de pagamento. Outras são de caráter mais estratégico e demandam atividades mais analíticas, como o planejamento de treinamentos.
Seja qual for o tipo de tarefa, automatizar os processos traz ganhos inegáveis para que o RH possa garantir bons resultados. Mas, ao contrário do que muitos pensam, só implantar um software de gestão, pode trazer mais prejuízos do que benefícios, uma vez que se ele for alimentado com processos desestruturados e desorganizados, a automação vai potencializar as deficiências que já existem. Isso quer dizer que, se os processos do RH não estiverem em ordem, implantar um software vai aumentar os problemas. Por isso, antes de automatizar, é preciso otimizar os processos de RH.
Então, se você quer entender melhor por que a otimização de processos é tão importante, dedique um tempo para ler este artigo. Falaremos sobre as diferenças entre otimizar e automatizar, como fazer a otimização e ainda, quais as vantagens que a sua organização terá ao passar por essas melhorias.
Otimizar e automatizar são a mesma coisa?
Não! Otimizar processos de RH e automatizar processos de RH são coisas diferentes. E essa diferença entre esses dois itens precisa ficar bem clara. Por isso, explicaremos cada um dos conceitos separadamente.
Otimização
Otimizar significa tornar algo melhor ou ótimo. Sendo assim, o objetivo de uma otimização é fazer com que o processo fique mais enxuto, gere melhores resultados, em menos tempo e utilizando menos recursos. Com os processos otimizados a empresa potencializa seus ganhos ao implementar um software.
Automação
Automatizar é transformar uma atividade manual em automática por meio de um software. Ou seja, através da automação, a mão de obra humana é substituída por um sistema que executa as mesmas tarefas de forma automatizada.
Assim, realiza-se o processo numa velocidade maior com ganhos de eficiência. Isso significa economia de tempo, redução de riscos de erros e redução de custos.
Como otimizar processos do RH?
Explicados os dois conceitos, fica mais fácil entender que cada um tem um objetivo diferente e que um complementa o outro. Então, mostraremos agora, quais são as etapas para uma otimização eficaz. Seguindo essas etapas poderá garantir uma boa otimização nos processos do RH da sua empresa.
Comece pelo desenho dos processos
Esse é o passo mais importante e trabalhoso da otimização dos processos de RH, pois é fundamental ter um conhecimento aprofundado de cada um deles antes de aplicar mudanças, mesmo que elas sejam óbvias e urgentes. Isto é, o desenho dos processos é como uma foto de como eles estão atualmente, ou seja, serve de base para dar sustentação às ações de otimização.
O ideal é contar com a ajuda de profissionais. Existem muitas consultorias que atuam nesse sentido. Contudo, se a intenção final é contratar um software para a automação, o próprio fornecedor escolhido pode ter esse know how. E nesse caso, vale ressaltar que é preciso ter cuidado nessa escolha e pesquisar bastante antes da contratação.
Torne os processos mais enxutos e eficazes
Depois de entender melhor como cada processo funciona, é hora de começar, de fato, com as melhorias. Para isso, é importante analisar com perícia cada uma das etapas. Isto é, identificar pontos de retrabalho, gargalos e até mesmo atividades desnecessárias. Afinal, em muitos casos, realiza-se a mesma atividade em dois ou mais processos diferentes, e esse fato costuma ocorrer sem que ninguém perceba, sobrecarregando os colaboradores.
Esses detalhes ajudam a identificar o que pode ser excluído, reduzido ou alterado para tornar o processo mais ágil, barato e eficaz.
Automatize por meio de um software
Com os processos otimizados, a automação proporcionará um belo salto de melhoria, eficiência e eficácia, uma vez que otimizar os processos de RH já traz muitos benefícios, e a automação só vai potencializar os resultados. Além disso, pode evitar o risco de falhas humanas, principalmente nas tarefas de cálculos.
Contudo, ao escolher o sistema que utilizará, atente-se às reais necessidades da empresa, já que um software muito robusto e com mais recursos pode custar mais do que a empresa pode investir. Ou seja, pode configurar um desperdício, se a empresa for pequena. Por outro lado, caso a empresa tenha maior porte, uma opção muito barata pode não contemplar todos os recursos cruciais e fazer com que mais mão de obra seja necessária no dia a dia. Sendo assim, é preciso entender bem a real situação para definir a solução mais adequada para cada caso.
Hoje existem no mercado softwares fornecidos no modelo SaaS (software as a service). Eles permitem optar por versões mais simples, que custam menos, possibilitando migrar para versões mais robustas, conforme a necessidade da empresa.
Quais os benefícios da otimização e automação dos processos?
Se otimizar os processos de RH já traz muito benefícios, a automação multiplica os ganhos de produtividade: redução do trabalho operacional, economia de tempo, garantia de padrões de qualidade e redução de custos!
Redução do trabalho manual e tarefas repetitivas
A área de RH envolve muito trabalho operacional. Quando realizado manualmente, toma muito tempo da equipe. Consequentemente, sobra pouco para as atividades mais estratégicas.
Somam-se a isso a incidência de erros e a necessidade de retrabalhos que consomem ainda mais o tempo do RH para as atividades estratégicas. Além disso, os softwares não se esquecem de enviar um e-mail ou de anotar uma etapa finalizada. Nem se cansam de fazer todos os dias as mesmas coisas.
Outro ponto a ser observado é a tendência de enxugamento das equipes de RH. Reduz-se a equipe, mas o trabalho não, inclusive, muitas vezes o trabalho até aumenta! A automação pode resolver esse desequilíbrio.
Economia de tempo e melhoria na produtividade
A agilidade na execução das rotinas é uma das vantagens mais expressivas. Os softwares conseguem fazer tarefas e cálculos complexos em segundos e o resultado acontece em muito menos tempo.
Por isso, a automação beneficia, primeiramente, através dos processos de folha de pagamento, já que eles ganharam muito em termos de economia de tempo, redução significativa de erros e retrabalhos.
O pocesso de recrutamento e seleção avançou bastante também. Ganhou muito em produtividade com a evolução da tecnologia.
Outros processos de RH, como a gestão de desempenho, a gestão de competências, o planejamento e gestão de treinamento e desenvolvimento, também podem ser trabalhados com a ajuda de um sistema. Isso traz grandes ganhos de produtividade. A automação desses processos beneficiam tanto as atividades das equipes de RH como as atividades das lideranças na gestão de suas equipes .
Estabelecimento de padrões e melhoria na qualidade
O uso de um software garante a padronização dos processos. Em consequência disso, obtem-se uma melhoria na qualidade e no tempo de execução de funções. Sem contar os ganhos de resultados.
A capacidade dos softwares de repetir padrões garante que o mesmo nível de qualidade seja obtido, não importa quantas vezes a tarefa se repetir.
Atenuação dos custos com profissionais
Os sistemas automatizados realizam um grande número de tarefas. Se essas tarefas fossem realizadas manualmente, demandariam uma equipe maior. Isso significa maior custo de salários e encargos.
A tendência mostra a busca das empresas por equipes mais enxutas e produtivas. O RH não fica fora disso. Para manter o equilíbrio entre o volume de trabalho e a qualidade de vida, a automação é a melhor solução.
Como vimos a automação proporciona muitos benefícios. Porém, antes dela é preciso otimizar processos no RH para ter resultados realmente satisfatórios. Utilizando essas duas práticas em conjunto, sua empresa perceberá melhorias significativas e a área de RH amplia sua capacidade de se tornar cada vez mais estratégica.
Então, se você percebeu que a área de recursos humanos da sua organização está precisando de uma ajuda, entre em contato conosco agora mesmo e agende uma conversa!