Se você trabalha com gestão de recursos humanos, é bem provável que o conceito de onboarding para novos colaboradores não seja tão novo. Mas, talvez ainda não saiba os motivos de ele estar tão em voga e ser considerado tão relevante para as empresas no contexto atual.
Continue a leitura porque esse é exatamente o tema que vamos tratar aqui: como o processo de onboarding tem ajudado muitas empresas a aprimorar as práticas de gestão de pessoas, além de favorecer a produtividade e facilitar a gestão de desempenho dos colaboradores.
Afinal, o que é onboarding?
O processo de onboarding, também chamado de socialização organizacional, consiste em um conjunto de ações para promover a integração e facilitar a adaptação de profissionais contratados por uma empresa. Isto é, trata-se de uma iniciativa fundamental para inserir as pessoas na cultura, adaptá-las à dinâmica da comunidade organizacional, às operações e à rotina de trabalho.
Embora essa prática se configure como uma tendência, ainda é grande o número de empresas que colocam os novos contratados em suas posições, sem que haja esforço para integrá-los. Entretanto, essa falta de cuidado compromete a adaptação e o desenvolvimento do colaborador, colocando em risco a sua permanência na organização.
Nesse cenário, ganham as empresas que se preocupam em garantir que os colaboradores se sintam integrados, valorizados e entendam cada detalhe do seu novo trabalho. E consequentemente, a gestão do desempenho dos colaboradores se tornará mais simples e eficaz.
Um programa de integração bem-sucedido ajuda os novos contratados a se sentirem parte da equipe. Eles também terão uma compreensão de como as coisas funcionam, ou seja, de qual é o papel deles na contribuição para o sucesso geral do negócio.
Quais os benefícios?
A primeira vantagem de um processo de onboarding bem feito é a redução no turnover.
Afinal, quando a rotatividade é alta, além dos custos trabalhistas inerentes, ainda há outras perdas, como por exemplo, os investimentos em treinamento, o desgaste da imagem junto às equipes e a fuga de conhecimento, que sai junto com o talento que deixa a empresa.
A perda de bons profissionais também causa impactos significativos no desempenho das equipes, e por conseguinte, no desempenho organizacional.
Por esse motivo, não só o RH, mas também as lideranças precisam se unir em uma parceria estratégica, tendo em mente que a retenção de pessoas é imprescindível no contexto atual. E, sem dúvida, um bom programa de integração, que ajude os colaboradores a se envolverem na cultura e na dinâmica organizacional, aumenta o senso de pertencimento e o desejo de ficar.
Onboarding = aumento de produtividade
Além disso, é possível observar que o onboarding favorece aumento de produtividade. Isso porque cria condições para que os novos contratados aprendam com os colaboradores com mais tempo de casa. Dessa forma, poderão dominar suas funções em um ritmo mais rápido e apresentar bons desempenhos mais cedo!
Pensando nisso, é importante planejar o tempo do processo de integração, avaliando a quantidade informações e conhecimentos que precisa ser transmitida.
Um bom programa de integração não trata apenas da adaptação cultural. Envolve também a promoção da compreensão clara do que os novos integrantes deverão fazer e entregar, potencializando o retorno do investimento em salários.
Isso significa trazer para a prática a descrição de funções, tornando mais claro e tangível o que se espera de cada um, facilitando a gestão do desempenho dos colaboradores na empresa.
No final, o profissional novo deve ter clareza sobre a importância de fazer bem a sua parte para contribuir com o resultado da equipe e também para os objetivos do negócio.
Por fim, o processo de onboarding minimiza a quantidade de dúvidas e estresse, tornando o ambiente organizacional mais agradável para todos.
Aspectos críticos do processo de integração
Planejar as ações
Lembre-se que um processo de recrutamento e seleção custa bem caro. Por isso é muito importante que ele dê certo. Então, é preciso planejar as ações, definindo exatamente o que acontecerá nos primeiros dias de trabalho dos novos colaboradores.
Estabelecer quais serão os treinamentos, como será a apresentação à equipe, quais são as reuniões e eventos dos quais eles devem participar e para quais projetos serão direcionados.
O conjunto de ações que compõem o “onboarding” deve contemplar:
- o envolvimento dos novos contratados com a história, os ritos da organização, bem como as pessoas de referência na sua trajetória
- a comunição e promoção do engajamento os novos contratados com a missão, princípios e valores, políticas, normas e procedimentos da empresa
- o conhecimento e compreensão da estrutura organizacional e funcionamento das áreas
- a comunicação e estímulo do comprometimento dos novos contratados com as metas e objetivos organizacionais
- a explicação das funções e dos desempenhos esperados de cada um
- a integração do novo membro com a sua equipe de trabalho
- a introdução da cultura do feedback
- treinamentos funcionais específicos
Aplicar diferentes métodos e técnicas de treinamento
Considerar o uso de métodos diferentes para treinar as pessoas, de forma a aumentar as chances de elas conseguirem reter as informações.
Você pode usar uma mistura de métodos online e offline para garantir que os novos contratados permaneçam engajados no processo de integração. Incorporar a gamificação é uma grande tendência.
Valorizar a experiência
Se a empresa realmente desejar implantar um programa de integração que impulsione a retenção e o desempenho, um processo de onboarding é o primeiro passo de uma jornada que pode levar semanas e, às vezes, até meses.
O velho ditado ainda é verdadeiro: “Você nunca tem uma segunda chance para causar uma primeira impressão”. Ou seja, a empresa deve proporcionar uma boa experiência que provoque uma primeira impressão positiva para os novos integrantes do time.
Uma das etapas mais entediantes do processo é a parte burocrática. A empresa pode antecipar encaminhando a papelada com antecedência. Há empresas que já estão utilizando assinaturas eletrônicas.
Em vez de dar aos novos contratados montanhas de informações para memorizar, a empresa pode criar um portal com as principais informações, programar os acessos e mostrar a eles como usar o portal, e em seguida, deixá-los absorver essas informações em doses homeopáticas.
No entanto, a tecnologia não pode substituir as interações individuais entre novos contratados e os demais membros da organização, que elevam a experiência de integração.
Apresentar a cultura e estabelecer conexões
A integração é o momento perfeito para contar histórias sobre a trajetória, as pessoas importantes que tiveram papel determinante ao longo do tempo, os valores, e a visão geral da organização para o futuro. Essas informações podem incentivar os novos empregados e aumentar o nível de engajamento geral. Esse tipo de postura motiva a todos e fortalece os laços entre os profissionais.
Isso precisa ser feito de uma forma muito genuína e sem artificialismos. Técnicas lúdicas ajudam muito.
Mostrar as possibilidades de carreira
É notório que as novas gerações que estão chegando ao mercado de trabalho dão uma grande importância ao aprendizado e crescimento nos inícios de suas carreiras. Demonstrar para as novas contratações quais são as oportunidades que a empresa oferece pode ser decisivo para aumentar o interesse.
A construção do plano de carreira deve começar assim que alguém entra no processo de integração, por meio de orientação e feedbacks, assegurando que as expectativas estejam alinhadas.
De uma forma geral, o processo de onboarding é extremamente importante para transmitir aos novos colaboradores uma visão sistêmica da empresa. Desenvolve nas pessoas a consciência de como o seu trabalho impacta o trabalho dos colegas, de como o desempenho de cada um contribui para o bom desempenho do negócio.
Deixar de investir na integração é um risco e as empresas que buscam o sucesso não podem mais se dar ao luxo de ignorar.
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