Muita gente acredita que a descrição de cargos seja um documento pró-forma. Porém, a realidade é que a descrição de cargos é a menor parte da estrutura organizacional. Em outras palavras, ela representa a divisão de trabalho nas empresas. E, a partir da divisão do trabalho que são definidos os 3 pilares do RH estratégico:
- O que cada um deve fazer (funções)
- O que cada um deve entregar (desempenhos)
- O que cada um precisa saber (competências).
Por isso, temos que dar uma atenção especial na construção das descrições de cargos, pois elas darão sustentação a praticamente todos os subsistemas de RH.
Método tradicional de descrição de cargos
Tradicionalmente, na maioria das empresas, as descrições de cargos são baseadas em entrevistas e questionários que são respondidos pelos colaboradores e validados pela liderança posteriormente.
Apesar de muito usual, essa técnica carrega várias deficiências. Isso porque ela descreve as funções e atividades que são realizadas com base na visão do ocupante do cargo.
Acontece que, em geral, é difícil encontrar colaboradores que possuam uma visão sistêmica da empresa. Pessoas que conheçam bem os objetivos, as estratégias e os planos de negócio. Que sejam capazes de definir com clareza a melhor forma de dividir o trabalho para potencializar a produtividade das equipes.
Por isso, as descrições de cargo acabam sendo construídas de uma forma desconectada dos processos e dos objetivos organizacionais. Nesse sentido, elas não refletem a realidade organizacional. Além disso, tornan-se obsoletas em pouco tempo. Isso gera, consequentemente, a necessidade de novos investimentos para reformar, ou construir tudo de novo.
Por outro lado, quando entendemos que as organizações operam em processos, o cenário é outro. Eu tive esse insight que me fez desenvolver o método de descrição de cargos com base em processos em um projeto de consultoria.
O insight
Eu estava na fase da descrição das funções para o plano de cargos e salários em um cliente. Na época, eu ainda usava o método tradicional de descrição de cargos. Ao mesmo tempo, uma outra equipe de consultores estava mapeando os processos da empresa, com o propósito de implantar um ERP e também de preparar a empresa para uma certificação ISO.
Quando eles apresentaram o resultado do trabalho, explicaram os processos de cada área, bem como as funções e atividades dos processos em uma sequência organizada. Dessa forma, os executores dos processos poderiam desenvolver seu trabalho com maior qualidade e produtividade.
Com educação, o consultor explicou que os processos e funções que eles estavam apresentando não tinha a ver com o trabalho de descrição de cargos que eu estava desenvolvendo. Em outras palavras, para um bom entendedor, o que ele disse foi que as funções e atividades dos processos era como o negócio deveria funcionar. As funções que eu estava estruturando na descrição de cargos, era coisa do RH.
Nesse momento, fez-se a luz. Estava aí a resposta que eu buscava há tempos! Os processos devem dizer o que e como o trabalho deve ser feito, não o ocupante do cargo. Estava estabelecida a ponte que eu buscava para conectar a gestão de pessoas à gestão do negócio!
Quando as descrições são baseadas nos processos de cada área, o resultado é bem diferente! Tendo os processos como base, as descrições de cargos darão sustentação mais consistente a praticamente todos os subsistemas de RH. Dessa forma, os processos de RH estarão conectados aos processos organizacionais.
O que são os processos e como eles auxiliam na descrição de cargos?
Antes de mais nada, é preciso entender que o cargo é a menor parte da estrutura organizacional. Por isso ela é uma parte essencial da gestão de pessoas.
Para entender os processos, precisamos voltar à estrutura organizacional de uma empresa. Primeiro, uma empresa se organiza em áreas e setores que agrupam uma série de processos, como, por exemplo, o financeiro ou RH.
Por sua vez, cada processo é composto por um conjunto de atividades e tarefas. Para a execução dessas atividades e tarefas, as áreas se subdividem em cargos.
Com base nas atividades e tarefas que compõem os processos, nós vamos definir a estrutura de cargos mais adequada para cada negócio.
E quais cargos são necessários para cada setor? Quantos cargos são necessários? E quantas pessoas devem ocupar cada cargo? Nesse sentido, os processos são a base mais eficaz para responder essas perguntas também.
Para explicar como os processos embasam a descrição de cargos, vamos utilizar a Matriz SIPOC.
O que é e como funciona a Matriz SIPOC?
Atualmente, existem várias formas de representar graficamente os processos: fluxogramas, diagramas, tabelas. Mas aqui vamos utilizar a Matriz SIPOC. Trata-se de uma sigla em inglês que significa, respectivamente, os termos: suppliers, inputs, process, outputs e customers.
Suppliers ou fornecedores
São os fornecedores e provedores das entradas e dos insumos para o processo
Inputs ou entradas
São as entradas, os insumos, que vão ser modificados pelos processos e posteriormente transformados em produtos.
Process ou processos
Representado pelo conjunto de atividades, organizadas no tempo e no espaço, que vão transformar as entradas (inputs) em produtos.
Outputs ou saídas
É a saída dos processos. Isto é, os produtos e as informações que vão atender as demandas dos clientes internos ou externos.
Customers ou clientes
São os clientes internos ou externos que vão usar os produtos resultantes dos processos.
Pareceu complicado? Não se preocupe, para simplificar esse conceito e te ajudar a aplicar na sua empresa, vamos trabalhar com um exemplo famoso entre os brasileiros: a caipirinha.
Uso da Matriz SIPOC na prática com a preparação de uma caipirinha
Para entender como a Matriz SIPOC funciona na prática, imagine que você precisa preparar uma caipirinha para oferecer às suas visitas. Nesse cenário, a caipirinha é o produto, ou seja, o output, e os clientes são as visitas.
Bom, e o que nós vamos precisar para preparar uma caipirinha? Tradicionalmente usamos limão, açúcar, cachaça, gelo. Esses ingredientes, na Matriz SIPOC, representam os nossos insumos, os inputs, que serão modificados e transformados em produto (a caipirinha) através da sequência de atividades (o processo).
E os fornecedores? Nesse caso, podemos entender como fornecedores os supermercados, feiras, empórios ou até uma quitanda próxima, contanto que ofereça as entradas necessárias.
Atividades para o processo de preparação da caipirinha
- Separar ingredientes
- Preparar utensílios
- Lavar o limão
- Cortar o limão
- Amassar o limão com açúcar
- Adicionar a cachaça
- Adicionar gelo
- Bater na coqueteleira
- Servir
Agora, observe que há uma sequencia organizada de atividades. E isso é essencial para o processo.
Imagine que você dê início a de preparação da caipirinha sem ter separado os ingredientes antes e percebe que faltou açúcar, por exemplo. Isso inviabiliza a continuidade do processo e causa prejuízo de tempo.
Dessa forma, podemos entender os processos como um conjunto de atividades organizadas no tempo e no espaço, seguindo uma sequência lógica para realizar mais, melhor e no menor tempo possível.
Outro ponto relevante é que os produtos e os processos podem ser medidos, facilitando a definição dos indicadores de desempenho do processo. Voltando ao exemplo da preparação da caipirinha, nós podemos medir o tempo de preparação, a temperatura do drinque e teor alcoólico. Assim podemos medir também o desempenho de quem está preparando.
Com base nessa estrutura, também podemos dividir o trabalho e as atividades. Ou seja, separar os ingredientes e os utensílios pode ser uma atividade atribuída a sua secretária do lar. Já lavar e cortar o limão, pode ser tarefa do seu cônjuge meia hora antes das visitas chegarem. Por fim, as partes mais estratégicas do preparo da caipirinha ficam com você, uma vez que você o expert no assunto.
Dessa forma, as descrições de cargos com base em processos possibilitam a definição das funções e atividades de forma mais eficaz, bem como a otimização da divisão o trabalho.
Vantagens da descrição de cargos com base em processos
Em geral, a divisão de trabalho deve ocorrer com base na lógica do negócio e não do colaborador que ocupa o cargo. Com base nos processos, conseguimos identificar e eliminar redundâncias desnecessárias de tarefas. Ou seja, as atividades que se repetem sem necessidade e que não acrescentam nenhum valor para o negócio. O método tradicional, que se baseia em questionários e entrevistas respondidas pelos próprios ocupantes dos cargos, registra e oficializa deficiências.
Por outro lado, o método Cohros de descrição de cargos permite descrições de cargos mais objetivas, enxutas e fáceis de atualizar.
Além disso, os processos possibilitam respostas claras e objetivas das 3 questões essenciais que sustentam os subsistemas no RH estratégico:
- O que cada um tem que fazer: funções, atividaes e responsabilidades
- O que cada um deve entregar: os indicadores de desempenho.
- O que cada um precisa saber: competências requeridas (hard e soft skills)
Isso promove alinhamento de expectativas entre empresa e colaborador.
As estruturas e descrições de cargos devem ser criadas para proporcionar a melhor divisão de trabalho, visando promover o alcance dos resultados e dos objetivos organizacionais.
Lembre-se que as descrições de cargos representam a divisão do trabalho na empresa. Por isso elas impactam praticamente todos os subsistemas de RH. As descrições de cargos embasam, por exemplo, o planos de cargos e salários, as políticas de carreira e desenvolvimento, os processos de recrutamento e seleção, entre outras ações relacionadas aos processos do RH.
Se você quiser aprofundar seus conhecimentos sobre este assunto, conheça o nosso curso de descrição de cargos com base em processos.
Este curso conta com 6 videoaulas 2 e-books e um kit de planilhas com modelos e exemplos de descrição de cargos. Se você preferir, os e-books do curso (abaixo) estão disponíveis separadamente.
Espero que este artigo amplie seu entendimento sobre a necessidade de usar as descrições de cargos como a oficialização da divisão eficaz do trabalho na sua empresa.
Respostas de 2
Excelente sua ideia para descrição de cargos. Ficou muito ilustrativo e prático. Parabéns!
Olá Denise,
sou profissional da área da qualidade e amei seu artigo, compactuo integralmente nesta ideia!!