Tecnologia e Métodos de Gestão de Pessoas

Como montar uma estrutura de cargos: saiba qual é a importância disso para os processos de gestão de pessoas

Estrutura de cargos
Tempo de leitura 8 min

Montar uma estrutura de áreas e cargos organizada costuma gerar algumas dúvidas, como: quantos cargos uma área precisa ter? Quando que um cargo precisa se dividir em JR, PL e SR? Como organizar os cargos na minha empresa? Se você for empresário ou profissional de RH é provável que você já se tenha feito essas perguntas.

Para saber as respostas a essas questões, leia este material que preparamos justamente para respondê-las.

O que é estrutura de cargos?

A estrutura de cargos é uma parte importante da estrutura organizacional. Ela é composta por conjuntos de cargos e respectivas funções. Esses conjuntos de cargos e funções compõem as diversas áreas da organização. Vamos explicar melhor.

A empresa é dividida em áreas e subáreas. Cada área ou subárea, por sua vez, concentra agrupamentos de processos. Por exemplo, a área financeira concentra os processos relacionados à movimentação de recursos financeiros da empresa – contas a pagar, contas a receber, faturamento etc.. As funções e atividades desses processos são atribuídas aos cargos que compõem a área financeira (assistentes financeiros, analistas financeiros, gerente financeiro etc.)

Assim, a arquitetura de cargos é a representação da organização estrutural dos cargos e funções de uma empresa. Ela reflete a organização e a divisão do trabalho nas organizações, sendo parte integrante da estrutura organizacional. A estrutura organizacional engloba a organização das áreas da empresa, bem como a estrutura dos cargos e funções que compõem cada área.

Qual a importância da estrutura organizacional e da estrutura de cargos

Quando uma empresa pensa em implantar os processos de RH, ter a estrutura organizada é uma parte muito importante! É o primeiro passo na construção de um RH estratégico.

A organização de áreas e cargos faz parte da base estrutural que compõe o alicerce da Gestão de Pessoas. É sobre essa base que a empresa elabora as descrições de cargos, define seus processos seletivos, o plano de cargos e salários, os processos de avaliação, de treinamento e desenvolvimento.

A estrutura de cargos fundamenta também a definição de planos de promoção e evolução de carreira. Além disso, orienta também a definição de treinamentos e PDI (plano de desenvolvimento individual).

Na verdade, a maior parte das ações de gestão de pessoas acabam sendo definidas em cima desse alicerce como planos de sucessão e decisões de promoção e carreira, só para citar alguns exemplos.

Por isso, os processos de RH precisam ser estruturados de forma integrada sobre esse alicerce.

Como montar uma estrutura de cargos

Apesar da estrutura organizacional e da estrutura de cargos serem super importantes, tanto para a gestão de pessoas como para a gestão do negócio como um todo, as empresas demoram pra cuidar disso. Não é comum que quando uma empresa é criada, os empreendedores já pensem de uma forma estratégica na organização da estrutura. Tão pouco na definição dos cargos. Quando a empresa sente a necessidade de se organizar, geralmente a estrutura já cresceu de forma desorganizada.

Então, na hora de implantar os processos de RH, a estrutura precisa passar por uma boa revisão e adequação. Só assim poderá formar um alicerce consistente para a gestão de pessoas.

Como revisar e adequar a estrutura de áreas e cargos

Eu vou trazer aqui alguns pontos importantes, a serem considerados nessa revisão. Esses pontos são: a análise da estrutura das áreas e das relações de reporte. Ou seja, quem responde para quem. O segundo ponto é a análise da estrutura de cargos de cada área.

Estrutura de áreas

Sobre a estrutura das áreas e das as relações de reporte é necessário definir, por exemplo, se a área de RH deve se reportar à presidência ou à gerência administrativa-financeira. Normalmente, nas empresas em que o RH é considerado uma área estratégica, a área reporta direto para a presidência.

Por outro lado, é muito comum que a área de RH esteja sob o guarda-chuva da área Administrativa-Financeira.

Mas, qual é o certo? A  resposta é, depende! Depende da dinâmica da empresa, e do fluxo dos processos. O que isso quer dizer? Vamos responder com outro exemplo pra ficar mais claro:

Em muitas empresas o setor de faturamento está dentro da área financeira, o que faz todo sentido, porque o faturamento pressupõe entrada de dinheiro. Entrada de dinheiro é monimentação financeira, certo?

Mas, em outras empresas, com alto volume de vendas, pode ser mais interessante que o faturamento fique dentro do comercial. O processo fui melhor: vender – faturar – entregar. Por isso, a visão de processos é muito importante, tanto para o RH quanto para a empresa. Essa visão permite melhor organização do trabalho, de forma que os processos fluam mais rápido e com mais facilidade.

Para quem os cargos respondem, é outro ponto de análise. Por exemplo, um cargo de coordenador de RH de uma unidade da empresa se reporta para o RH corporativo, ou para o gerente da unidade? Na verdade, o Coordenador de RH pode se reportar para ambos, em uma estrutura matricial ou numa organização por projeto. Tudo dependerá do cenário e da realidade de cada empresa.

Definição e distribuição dos cargos de cada área

Antes de mais nada, é preciso observar o que acontece na realidade organizacional.

Antes da empresa se dar conta da necessidade de organizar sua estrutura, é comum que se criem cargos para resolver questões como: agradar um colaborador que está na empresa faz tempo. Algo assim, a pessoa está desmotivada, então cria-se um cargo com ares de mais importância para ela.

Outra situação que acontece muito é criar um cargo para justificar um aumento de salário que não tem justificativa. Alguma coisa assim: o líder pede um aumento de salário para uma pessoa da equipe com quem tem mais afinidade. Mas, tem outras pessoas que ocupam o mesmo cargo. Então, como justificar que um vai receber um aumento e os outros não? É aí que se cria um novo cargo, ou se acrescenta um “pleno” ou um “sênior” ao nome do cargo.

E assim, a empresa acredita que está resolvido o problema. Isso é puro engano. O que as empresas não sabem é que, com isso, estão criando um problema maior que terá que ser resolvido no futuro. Criar cargos sem necessidade é um dos erros que comprometem o plano de cargos e salários.

Na revisão da estrutura, você precisa equacionar isso. Certamente terá que fazer adequações ou até eliminar cargos.

Quantos cargos são necessários para uma área

Outra coisa importante é analisar quantos cargos são realmente necessários para uma área.

Existem áreas em que a necessidade é de um único cargo além da liderança. Por exemplo, a área de SAC, pode comportar apenas um cargo de atendente, além da liderança. Isso ocorre quando todas as pessoas que ocupam o cargo executam as mesmas funções. Numa outra empresa, na mesma área, pode ser necessária uma estrutura de cargos maior, composta por assistentes, atendentes, analistas de pós vendas etc.

Cargos júnior, pleno e sênior ou nível 1, 2, 3

O mesmo raciocínio deve ser usado para identificar a necessidade de desdobrar um cargo em júnior, pleno ou sênior, ou em cargos de nível 1, 2, 3.

Nesse exemplo da área de SAC, esse desdobramento só seria justificado se houvesse atividades mais complexas que demandassem mais conhecimentos e habilidades, mais responsabilidade e maturidade. Neste caso também não existe receita de bolo, pois as demandas são diferentes de empresa para empresa ou até de uma área para outra.

Por exemplo: a empresa “A” demanda uma estrutura composta atendentes e um líder de atendimento.

  • O cargo de Atendente é responsável pelo processo de atendimento ao cliente.
  • O cargo de Líder de Atendimento é responsável por treinar novos colaboradores, monitorar o trabalho da equipe e atuar nas demandas mais complexas dos clientes.

Uma empresa “B” pode ter necessidade de uma configuração diferente, como por exemplo um atendente jínior, um pleno e um sênior, além de um coordenador de atendimento.

  • O Atendente Júniou atua somente no atendimento de clientes que buscam informações.
  • O Atendente Pleno atua nos atendimentos que envolvem devolução ou troca de produtos.
  • Já o Atendente Sênior atua no atendimento das demandas mais complexas dos clientes e também ser responsável por treinar as pessoas novas na área.
  • O Coordenador de atendimento orienta e monitora o trabalho da equipe.

Então, quando a gente desdobra um cargo para JR PL e SR, ou 1, 2, 3?

Quando a dinâmica da empresa, os processos organizacionais e o volume de trabalho justificarem essa subdivisão.

Conclusão

Em resumo, tomando cuidados na revisão e adequação desses pontos tratados aqui, sua empresa vai ter uma estrutura de áreas e cargos consistente. Mas, não pense que, uma vez revisada, a organização da estrutura estará pronta para sempre. As adequações são necessárias sempre que o negócio demandar uma mudança estrutural. Seja na estrutura de áreas, seja na estrutura de cargos e funções. Dessa forma, a estrutura estará sempre alinhada à realidade organizacional.

Denise Lustri

CEO da Cohros

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.

Compartilhe