Com a chegada do final do ano, entramos na época dos planejamentos estratégicos, elaboração de orçamentos e definições de projetos para o próximo ano.
Esse é o momento ideal para tirar do papel aquele projeto de RH que você, profissional do RH, tanto sonha. Porém, como convencer a alta cúpula da importância do investimento na gestão de pessoas?
Pensando nisso, montamos um roteiro matador para seguir na hora de apresentar e defender a implantação de projetos de RH na sua empresa!
Como se preparar para defender a implantação de projetos de RH para a alta cúpula?
A primeira coisa que devemos pensar ao propor alguma coisa para a alta direção, é no preparo. Isso porque as pessoas que fazem parte da alta direção, entendem muito bem de estratégia e negócio e não vão se deixar levar por qualquer tipo de conversa.
Abaixo, separamos algumas dicas para você se preparar para conversar com a alta cúpula e aprovar seus projetos de RH.
1. Encare a realidade
O que conta para a alta direção é resultado. Na iniciativa privada, o norte da alta cúpula é levar a empresa a ter resultados. A geração de resultado é o que vai pesar na hora de aprovar ou não um projeto.
2. Adeque a sua linguagem a linguagem do cliente
Muitas vezes, o RH tem dificuldade de falar a linguagem do negócio. Porém, adequar a linguagem e o discurso para conversar com a linguagem orientada a resultados da alta cúpula, é essencial na hora de apresentar um projeto de RH.
3. Estude a empresa e o negócio
Para conseguir adequar a linguagem, é necessário estudar muito bem a empresa e o negócio. Como? É necessário conhecer a empresa por dentro e por fora. Por dentro, precisamos entender como ela funciona, como ela está estruturada, como funciona sua cultura organizacional, as áreas da empresa e as forças e deficiências do negócio. Do lado de fora, estamos falando de entender o mercado onde a empresa atua, seus clientes, os produtos e serviços oferecidos pela empresa, pelos concorrentes e qual é o cenário que a empresa enfrenta no mercado.
Sem ter esse preparo, você nem senta na cadeira para discutir com a direção, porque você não vai ter argumentos alinhados com a natureza do negócio da empresa.
Conscientização da Diretoria: vale a pena investir em Gestão de Pessoas?
Após se preparar e conhecer o negócio, você pode partir para a próxima fase de convencer a diretoria. Nessa fase, precisamos convencer a diretoria de que vale a pena investir tempo e dinheiro na gestão estratégica de pessoas.
Para isso, usamos algumas perguntas estratégicas para conduzir a conversa e o nível de conscientização da alta cúpula. Além das perguntas estratégicas, é muito importante saber responder cada pergunta de forma precisa para convencer a diretoria.
1. Para que a empresa contrata pessoas?
Se a diretoria acertar a resposta para essa pergunta, ótimo. Se não, é sua vez de argumentar e conduzir a conversa.
E para que uma empresa contrata pessoas? Bom, uma empresa é criada para gerar resultados. Nesse ponto, para alcançar resultados, a empresa se organiza em diferentes áreas e setores que precisam dar resultados que vão contribuir para o resultado organizacional.
Cada setor, também, tem um pedacinho do resultado para contribuir com o resultado do negócio. O último degrau da estrutura organizacional, são os cargos, os colaboradores. E cada colaborador é responsável por uma contribuição para os resultados, propósitos de negócio e objetivos organizacionais.
Então, dentro da estrutura organizacional, dependendo das áreas, setores e colaboradores cumprirem o seu papel. Dessa forma, a empresa depende diretamente do desempenho das pessoas para alcançar o seu resultado.
Muitas vezes, a alta direção só olha os resultados e não como esses resultados foram alcançados. Por isso, precisamos conscientizá-los de que atrás de cada resultado, tem pessoas.
E o motivo da contratação de cada pessoa que compõe a empresa, é que cada pessoa faça a sua parte e contribua com os resultados organizacionais.
2. Quanto a empresa paga para receber os serviços e resultados contratados?
Essa é a segunda pergunta que deve ter no seu roteiro para convencer a diretoria de aprovar os projetos de RH.
Então, se eu contrato pessoas para executar uma parte dos processos organizacionais e se cada pessoa precisa contribuir com esses resultados, e os resultados montam o desempenho da área e consequentemente o desempenho da empresa, a empresa está contratando pessoas para dar resultados. Certo?
Porém, para montar essa resposta, é necessário analisar os custos da folha de pagamento. Nos custos da folha de pagamento temos o custo do salário nominal, encargos trabalhistas, encargos sociais e custos administrativos. É necessário estudar cada um desses custos para gerar argumentos.
Para você levar esses dados dentro da empresa, trouxemos um roteiro de exemplo.
Encargos trabalhistas
- Décimo-terceiro salário;
- Adicional de remuneração;
- Adicional de férias;
- Ausência remunerada (férias, licenças, repouso remunerado, feriados);
- Rescisão contratual;
- Salário Família;
- Vale-transporte;
- Outros benefícios.
Encargos sociais/previdenciários
- INSS;
- FGTS;
- PIS/PASEP;
- Sistema S.
Custos administrativos
- Softwares de gestão fopag/férias;
- Softwares de gestão de jornada;
- Softwares de gestão de benefícios;
- Infraestrutura;
- Equipamentos e recursos de trabalho;
- Treinamento e desenvolvimento.
Além disso, é possível ter outros custos além desses. Nesse caso, basta incluir os outros custos analisados na soma. Vale lembrar que pode ser muito difícil montar esses custos. Por exemplo, como estimar o custo de licenças maternidades ou licenças saúde uma vez que não é possível prever? Ou, de um ano para o outro, os feriados podem mudar. Isso é natural.
Na Cohros, utilizamos uma planilha, como demonstrado no exemplo abaixo, para auxiliar levantar esses custos.
Em geral, pesquise os valores e faça uma estimativa. Aqui, o que conta é o quanto de informações você consegue reunir e somar para chegar o mais próximo possível da folha de pagamento. Assim, você consegue entender o quanto custa a folha de pagamento dentro da empresa. E qual é a importância disso? Bom, quando não temos um processo de gestão de pessoas estruturado, a empresa não sabe o que tem ela tem e nem o que ela recebe!
3. A empresa recebe o serviço e resultados contratados?
Após esclarecer porque a empresa contrata pessoas e qual é o custo dessa contratação, vamos explorar se a empresa recebe o que está sendo contratado.
Nesse ponto, começamos a implantar uma pulga atrás da orelha da alta diretoria. Isso porque, numa empresa, geralmente vamos ter aquelas pessoas que entregam muito, as pessoas que entregam somente o necessário, as pessoas que entregam menos e também as pessoas que não entregam.
Em uma empresa pequena, isso é mais fácil de controlar. Porém, quanto maior a empresa, mais necessidade a empresa vai ter de processos estruturados de gestão de pessoas para acompanhar e entender se as pessoas realmente entregam os resultados esperados.
4. Riscos que a empresa corre ao não investir em Gestão de Pessoas
Nas três primeiras questões, aumentamos o nível de conscientização da diretoria. Agora, é o momento de levantar os riscos e evidenciar os benefícios. Então, quais são os riscos ao não saber se as pessoas realmente entregam os resultados dela?
Pode ser que a alta direção gerencie o resultado organizacional pelos resultados finais. Ou seja, eles olham que a empresa está dando lucro, sendo rentável, retornando o investimento do acionista, com o custo em um patamar controlável. Porém, dessa linha para baixo, muitas coisas acontecem. Como, por exemplo, as pessoas com níveis diferentes de entrega de resultados.
Ao não fazer a gestão disso, a empresa pode estar tendo um resultado positivo, mas ainda está perdendo. Quando a empresa só gerencia os resultados da ponta, ela não vai saber como melhorar esses resultados e ampliar sua lucratividade.
Por isso, essa é a hora de evidenciar os riscos que a empresa corre ao não ter processos estruturados de gestão de pessoas, como, por exemplo:
- Pagar sem receber o serviço contratado;
- Não reconhecer e perder talentos;
- Nivelar por baixo;
- Interrupção de processos/fluxo de trabalho;
- Custo de reposição.
Como propor a solução e os projetos de RH para a alta cúpula
Após se preparar para conversar com a diretoria estudando o negócio, evidenciar os motivos de contratação dos colaboradores e a importância de medir seus resultados e mostrar o risco de não ter processos estruturados de gestão de pessoas, chegou a hora de você apresentar a solução do problema. E qual é a solução?
1. Organização do trabalho
Para conseguirmos gerenciar pessoas, precisamos definir responsabilidades e limites de responsabilidades.
Isso porque as pessoas que entram na empresa sabem mais ou menos o que o cargo delas exige. Claro, elas recebem orientação da liderança, dos colegas e dos arquivos disponíveis. Dessa forma, ela vai encontrando caminhos e formas de fazer as coisas. Porém, não necessariamente essa é a melhor forma de se realizar o trabalho. E as pessoas que não encontram o caminho? Essas vão perdendo a produtividade.
Por isso, sem organizar o trabalho e realizar uma boa divisão das atividades, nós não conseguimos fazer a gestão de pessoas. Não é possível monitorar os resultados das pessoas se não definirmos com clareza quais são as atividades esperadas de cada pessoa.
2. Direcionamento e alinhamento de responsabilidades e expectativas
O segundo passo da apresentação da solução é que, além de organizar o trabalho, é preciso direcionar e alinhar as responsabilidades. Tanto a liderança, quanto os colaboradores, precisam entender qual é a parte de cada um. Ao combinar isso com as pessoas, podemos cobrar e gerenciar os resultados.
Porém, quando não temos processos estruturados e os resultados que vão ser demandados de cada um, não conseguimos fazer gestão de pessoas. Gestão de pessoas tem a ver com a organização de processos e gerenciamento de resultados.
Com a organização do trabalho bem estruturada e a orientação das pessoas sobre os seus papéis, temos um time organizado para chegar ao alcance dos resultados. Contudo, sem a organização do trabalho e a orientação dos resultados, a equipe vai até chegar lá na frente, podendo ou não alcançar os resultados esperados, mas com um percurso mais difícil e demorado do que o necessário.
Nesse ponto, exploramos a necessidade da empresa de implantar a Descrição de Cargos com base em processo. Dessa forma, você já tem a primeira parte do plano de Cargos e Salários em aprovação com a diretoria. Na descrição de Cargos conseguimos definir as funções e as responsabilidades de cada cargo da estrutura organizacional, os desempenhos e resultados esperados dos processos e das pessoas que executam os processos e também definimos as competências requeridas que vão nortear diversas ações no RH.
Para entender como realizar a descrição de cargos com base em processos, baixe o nosso e-book gratuito abaixo!
3. Gerenciar para que cada um faça a sua parte
Uma vez que organizamos o trabalho na prática, precisamos, através da liderança, realizar o monitoramento das equipes para garantir que cada um execute o seu pedaço e para que o salário não seja pago em vão. Dessa forma, estamos garantindo que os serviços que a empresa contrata realmente retornem para ela.
Com esse raciocínio lógico, você já pode apresentar para a alta cúpula o processo de Avaliação de Desempenho e Feedbacks. Esses são processos onde os líderes vão acompanhando o trabalho e as atividades dos seus liderados e orientando ao decorrer do percurso. É muito importante passar para a direção que ao implementar os processos de Avaliação, isso implica nas lideranças executarem esse processo. Para entender melhor a importância da participação das lideranças nesse processo, veja o vídeo abaixo.
Através dos processos de avaliação e feedback, o gestor vai monitorar, acompanhar e tomar medidas para corrigir rotas e trazer as suas equipes para o desempenho esperado da área, que vai cumprir para o resultado organizacional.
4. Identificar e tratar gaps de conhecimento
Através do processo de avaliação e do acompanhamento das lideranças, a empresa agora consegue identificar e tratar gaps de competências. Nesse ponto, começamos a trabalhar na cabeça da alta da cúpula que, ao investir em programas de Treinamento e Desenvolvimento, vamos estar investindo nas competências que estão afetando os resultados dos colaboradores, das áreas e das empresas.
Assim, você mostra para a alta direção que consegue identificar o ROI dos Planos de Treinamento e Desenvolvimento. Uma vez que temos o trabalho estruturado, bem dividido, com as pessoas conscientizadas e engajadas, conseguimos através dos processos de avaliação identificar onde tem gaps e deficiências que podem ser trabalhados com os programas de treinamento e desenvolvimento.
Para isso, é necessário ter processos de avaliação contínuos, com feedbacks e registros contínuos nessas avaliações.
5. Reconhecer e recompensar as contribuições
Outra parte da solução é que precisamos reconhecer e recompensar as contribuições diferenciadas. Isso porque, como citado, um dos riscos de não investir em gestão de pessoas é justamente perder profissionais que entregam valor para o mercado. Se essas pessoas não se sentem reconhecidas e valorizadas, elas procuram outras oportunidades.
À medida que os líderes monitoram e gerenciam as contribuições dos colaboradores, corrigindo rotas e orientando as pessoas, nós temos dados para reconhecer e recompensar as contribuições de valor dentro da empresa.
Dessa forma, você conquista o olhar da alta cúpula para trabalhar a Remuneração Estratégica, programa de PLR, uma política de recompensa financeira e não financeira. Assim mostramos para a diretoria que é possível fazer a gestão eficaz de salários, dando aumento salarial para as pessoas que realmente tem mais valor para a empresa. Criando, assim, uma política salarial alinhada com tudo o que é necessário entregar em cada cargo.
O salário deixa de ser um custo para ser um investimento com retorno à medida que a empresa percebe que as empresas entregam aquilo que ela está comprando.
Como implantar os processos de RH
Nesse ponto, você já convenceu a alta cúpula e agora precisa implementar, para ontem, os processos de RH. Esse é o momento de estruturar os projetos de RH.
Qual é a melhor forma de fazer isso? Pela base estrutural. Sempre comece a implementação de projetos de RH pela base estrutural. Ou seja, pela organização e divisão de trabalho. Para isso, é necessário sentar com as lideranças e levantar os processos da área, para entender quais são as atividades desses processos e quais resultados esses processos precisam dar. Dessa forma, conseguimos definir qual é a parte de cada pessoa dentro da empresa e distribuir as funções dentro da estrutura de cargos.
Também é necessário entender quais são os conhecimentos necessários, exigidos para os ocupantes do cargo, para aqueles processos darem os resultados esperados e assim as áreas alcançarem os objetivos organizacionais.
Em geral, vale lembrar que cada etapa exige preparo prévio. Quando temos RHs que não se preparam, que não buscam conhecimentos sobre o negócio, sobre os processos e como esses processos podem se alinhar com a gestão organizacional, ficamos com um RH que não tem voz ou respeito da alta cúpula.
Lembre-se: o papel do RH é se posicionar, por conhecimentos, como um parceiro estratégico da empresa, não apenas um centro de custo.
