Tecnologia e Métodos de Gestão de Pessoas

O que é e como implantar onboarding de colaboradores!

Onboarding de colaboradores
O Onboarding? Como implantar onboarding de colaboradores? O que deve ser tratado nesse processo? Quais as vantagens do onboarding? Se você quer saber as respostas a essas questões, este conteúdo foi preparado para você!
Tempo de leitura 10 min

Onboarding, em tradução livre, é “embarcar”, isto é, ação de trazer à bordo.

Por analogia, no mundo corporativo, onboarding é trazer o novo colaborador à bordo da empresa. Em outras palavras, é um processo que visa agilizar e otimizar a adaptação de um novo contratado à dinâmica organizacional.

O onboarding é, como dizem muitos especialistas, uma das melhores oportunidades para os empregadores conquistarem os corações e mentes dos novos colaboradores, aproveitando a motivação e o engajamento natural da contratação.

Muitas empresas, sem dúvida, já perceberam que esse processo deve ser uma missão especialmente do RH, mesmo que movimente todos os setores da empresa.

Por isso, separamos aqui todas as informações que você precisa para planejar e executar um bom onboarding de colaboradores.

Boa leitura! 🙂

Qual a diferença entre onboarding e integração de colaboradores?

Não há uma diferença formal e decisiva nas definições de onboarding e integração. Apesar de a integração de novos colaboradores não ser uma coisa nova, o termo onboarding acaba trazendo uma nova relevância ao processo. Nesse sentido, novas práticas e novos focos vem sendo adicionados.

No entanto, independente da nomenclatura, o principal objetivo é orientar os novos colaboradores sobre a cultura organizacional, a rotina, as dinâmicas e políticas corporativas. Além disso, através do processo de onboarding a empresa pode potencializar sua proposta de valor para o novo colaborador. Isto é, employee value proposition.

Como fazer onboarding de colaboradores?

O onboarding é muito dinâmico e não há uma forma única de fazê-lo. Porém, aqui vão algumas orientações:

1 Comece o onboarding o mais breve possível

O processo de integração deve começar assim que o candidato aceitar a oferta da empresa.

2- Descreva como será o processo

Isso é importante para que o colaborador saiba o que esperar nos seus primeiros dias e, dessa forma, fique menos ansioso

3- Crie uma checklist de atividades 

Faça um check list para ter certeza de que tudo será executado.

4- Organize os espaços de trabalho físicos e digitais dos novos colaboradores;

Verifique se o novo colaborador precisa de uma estação de trabalho. Cuide para que sejam disponibilizados os equipamentos e recursos necessários à execução da função. Isso inclui acessos, senhas, logins etc.

Nunca é demais relembrar que o treinamento nos softwares e sistemas que o novo colaborador utilizará também são imprescindíveis.

5- Garanta uma recepção calorosa;

Além de preparar os espaços físicos e digitais, a empresa também precisa garantir que as pessoas estejam prontas para receber o novo colaborador no primeiro dia. Afinal, um dos principais desafios do onboarding é proporcionar uma recepção capaz de fazer o profissional se sentir acolhido, agilizando sua socialização desde o início.

Por isso, é importante comunicar a chegada do novo colaborador aos colegas de equipe e de outras áreas. Inclusive, dependendo do tamanho da empresa, anunciar a chegada do novo colaborador com foto e perfil nas mídias internas pode ser uma boa prática.

6- Eleja e apresente um tutor ou mentor;

É normal que o novo colaborador tenha dúvidas, por isso, ter um tutor ou mentor vai fazer toda a diferença no esclarecimento dessas dúvidas.

O mentor ideal deve ter a capacidade de falar com propriedade sobre a organização, dar conselhos e ajudar na orientação do trabalho.

7 Solicite feedback e dê feedback;

Pesquisas indicam que nas empresas que adotam o processo de feedback no período de onboarding, os colaboradores estavam 76% mais propensos a indicar a empresa para outras pessoas.

Além disso, os feedbacks são de grande importância para que o processo de onboarding esteja sempre em um processo de melhoria contínua.

8 Dê um kit de boas vindas;

Além dos “manuais”, crachás e etc, entregar uma carta do CEO, personalizada, e brindes personalizados, como camisetas, squeezes, canecas, mouse pads e outros mimos, cativarão ainda mais o novo colaborador.

9- Planeje um evento social.

Se for possível providenciar algum tipo de evento social, como happy hour ou um almoço para descontrair, a experiência do novo colaborador será ainda melhor.

Quanto tempo deve ter o processo de onboarding?

Alguns pesquisadores, como Dra. Talya Bauer, autora de Onboarding New Employees: Maximizing Success, aponta que a duração do onboarding é de 3 meses. Porém vale destacar que o processo só termina com a plena integração do novo colaborador. Nesse sentido, concide com o período máximo de experiência legalmente definido no Brasil.

Porém, fato é que o tempo requerido para a integração de um colaborador pode ser maior ou menor, dependendo da posição ocupada. Isto é, diferentes cargos podem requerer tempos diferentes de adaptação e integração.

O que apresentar no onboarding de colaboradores?

Sobre o que apresentar no onboarding, também não há consenso, pois ele deve ser personalizado para cada cargo. O conteúdo também pode variar conforme os objetivos da empresa. Entretanto, a Dra Talya identificou os “4 Cs” que os melhores programas de onboarding devem incluir. São eles:

Conformidade

O processo de onboarding deve orientar os novos contratados sobre as políticas, regras e procedimentos organizacionais, bem como o código de ética da empresa.

Clareza ou Clarificação

Essa etapa busca esclarecer tudo sobre a função do profissional contratado, incluindo as atividades e processos sob sua responsabilidades, escala de reportes, ferramentas e recursos de trabalho.

Esse “C” é fundamental para garantir que os colaboradores conheçam suas responsabilidades e saibam como cumprir adequadamente sua função na empresa. É também um momento de alinhar expectativas, para que o novo contratado entenda o nível de exigência perante suas entregas.

Cultura

Esta etapa envolve um mergulho do colaborador na cultura organizacional, entendendo sua missão e visão, seus princípios e valores. É um bom momento para que ele se inteire sobre o clima organizacional, já entendendo como as dinâmicas funcionam.

Além disso, esse é o momento perfeito para contar histórias sobre como a empresa foi criada, sobre os fundadores, sobre os valores organizacionais, bem como sobre a visão da organização para o futuro.

Conexão

O último “C” desse processo leva o novo colaborador a construir relacionamentos e conexões com os colegas de trabalho. Além disso, é preciso fazer com que a pessoa se sinta parte da equipe.

Assim, a entrada do colaborador na empresa é oficializada a partir da criação da conexão interpessoal com líderes, colegas, bem como com as responsabilidades do seu time.

Dessa forma, a inclusão dos 4 “C” no processo, facilita o preparo do profissional, para que ele comece a desempenhar bem a sua função, de forma mais ágil. Isto é, sem a necessidade de uma grande curva de aprendizado.

Quais são as vantagens do processo de onboarding?

Imagino que, ao longo do texto, você provavelmente já identificou várias vantagens, tanto para a empresa, quanto para o novo colaborador. A ideia é essa mesmo.

Todavia, vale a pena destacar algumas das vantagens desse processo de integração, pois um onboarding bem-sucedido é uma parte-chave de toda a estratégia de Gestão de Pessoas. São elas:

Aceleração da curva de aprendizado:

Quanto mais rápido o novo colaborador conhecer suas atribuições, responsabilidades, ferramentas e recursos, mais produtivo e eficaz ele será.

Consolidação da cultura organizacional:

O onboarding favorece a captação do clima e da cultura organizacional, alinhando o novo contratado às propostas da empresa. Afinal, nem sempre é fácil captar tudo isso tão cedo. E isso vai muito além de entender a dinâmica de trabalho, mas de realmente entender a quem se reportar e quais as próprias responsabilidades no dia a dia.

Maior engajamento dos profissionais:

O processo de onbording, quando bem realizado potencialza o sentimento de pertencimento. Os profissionais bem acolhidos no ambiente de trabalho acabam se sentindo à vontade mais rápido e entendem com mais agilidade a cultrua e o modelo de negócio. Isso motiva a entrega de bons resultados.

Retenção de talentos e redução do turnover:

De acordo com os dados divulgados pela Glassdor, um programa de onboarding bem executado pode melhorar a retenção de talentos em até 82%.

Ou seja, a retenção de talentos, que é uma prioridade par a empresa, pode ser facilitada por esse processo. Afinal, por mais que algumas empresas ofereçam bons salários, muitas vezes isso não é suficiente para reter profissionais. O processo de onboarding pode evidenciar outros valores que a organização proporciona, além do financeiro.

Quanto à diminuição dos índices de turnover, é uma consequência. O sentimento de pertencimento e a percepção da proposta de valor da empresa fortalece os vínculos. Assim, aumenta a fidelização do colaborador.

O que deve ser evitado no processo?

Apesar do processo ser dinâmico e mais “livre”, é importante tomar alguns cuidados e evitar algumas coisas para que tudo corra bem, como por exemplo:

Excesso de informações em pouco tempo

Esse é o erro mais comum: querer juntar todas as informações em pouco tempo.

O tempo utilizado no onboarding deve ser visto como um investimento. Por isso, divida a carga de informações de forma razoável, já que o processo não acontecerá em apenas um dia, nem em uma semana.

Falta de organização

Outro erro bem comum que as empresas cometem em seu processo de onboarding é não implementar uma estratégia formal, isto é, imaginar que o que foi feito para um colaborador pode ser feito exatamente da mesma forma para outro.

Lembre-se: o onboarding é, no mínimo, personalizado para cada cargo.

Afinal, se você não se organizar na hora de receber novos colaboradores, nada vai funcionar. Sem um cronograma formal e sem planejamento, haverá muito estresse, não só para os gestores, mas também para a área de RH, e principalmente, para os novos colaboradores. 

Falta de alinhamento de metas ou expectativas

Uma parte fundamental da integração é alinhar os objetivos e expectativas do colaborador aos objetivos e as metas da empresa. Isso é essencial, uma vez que expectativas frustradas é um dos principais motivos de desligamento poucos meses depois da contratação.

O que é onboarding digital de colaboradores?

O onboarding digital, como o próprio nome indica, é o processo disponível online. A integração de colaboradores por meios digitais é uma prática que vem crescendo muito, principalmente nos últimos anos.

Através de novas tecnologias, é possível otimizar socialização e a integração de novos colaboradores. Sobretudo nos casos de trabalho remoto e home office. Nesse sentido, a criatividade e a humanização também tiveram de migrar para o mundo digital.

Como fazer onboarding digital de colaboradores?

Uma das formas de fazer onboarding digital é contratando uma plataforma com treinamentos, avisos importantes, mecanismos de feedback contínuo e outras ferramentas de RH. Mas não só isso, muitas empresas ainda enviam kits de boas-vindas, assim como integram o novo membro em happy hours digitais.

Afinal, a ideia é fazer com que o novo colaborador se sinta em casa e abraçado pela equipe, mesmo que distante e sem contato presencial.

Em virtude do número crescente de colaboradores que trabalham em home office, de qualquer lugar do mundo, é fundamental que as empresas se preparem para a abordagem online.

Conclusão

O onboarding tem vai além da simples integração do colaborador. É um verdadeiro marco para a empresa e para o profissional que está iniciando uma nova etapa em sua carreira. Assim, é possível ter um time mais alinhado com a cultura e as metas do negócio. Sem contar o alinhamento de expectativas, bem como o maior engajamento do colaborador com os propósitos organizacionais.

Em resumo, através do onboarding é possível potencializar o engajamento e a retenção de colaboradores e, com isso, potencializar o alcance de metas e objetivos. Portanto, investir nesse processo é muito benéfico tanto para o negócio, quanto para as pessoas, pois eleva o nível de motivação, a eficiência e produtividade do time.

E você, já fez um processo onboarding na sua empresa? Compartilha com a gente a sua experiência!

Mário Baldochi – Sócio da Cohros Tecnologia

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