Tecnologia e Métodos de Gestão de Pessoas

Como otimizar os processos de RH: 10 razões para apostar em um sistema de gestão de pessoas

RH Digital
Tempo de leitura 18 min

Desafios são coisas que não faltam na gestão de pessoas, não é mesmo? A transformação digital do RH é um deles!

Não é para menos, visto que vivemos em um mundo cada vez mais digital. No qual, os avanços da tecnologia vêm provocando mudanças profundas, tanto nos modelos de negócios, quanto nas práticas de gestão das empresas. E isso inclui a gestão de pessoas!

Além disso, precisamos gente considerar que nos últimos anos, vivenciamos mudanças intensas, tanto no ambiente, como na forma de trabalhar, tudo fica ainda mais óbvio. As mudanças, entre elas o trabalho remoto, abriram novas demandas, novos caminhos e possibilidades.

No cenário atual, o RH enfrentará grandes desafios na adaptação dos processos de gestão de pessoas. Aliás, já está enfrentando. Então, se antes os processos de gestão já demandavam um “banho” de tecnologia, agora, passam a demandar ainda mais!

Mas apesar dessa realidade ser muito clara, muitas empresas ainda resistem em promover a transformação do RH analógico para o RH Digital, adotando soluções tecnológicas para os processos da área.

Se você quer entender qual a importância de contar com um sistema de gestão de pessoas para potencializar o valor do RH na sua empresa, continue a leitura e você vai ver:

  • O que é RH digital
  • O que é um sistema de gestão de pessoas e o que tem a ver com RH Digital
  • Quais são os principais subsistemas de RH e como otimizar
  • Como um sistema de gestão de pessoas aumenta o valor do RH

O que é RH digital

Mas, afinal, o que é RH digital?

É aquele em que os processos de gestão de pessoas são automatizados através do uso da tecnologia. Em outras palavras, no RH digital, os processos e as tarefas operacionais e repetitivas são realizadas por softwares. E esses softwares compõem um sistema de gestão de pessoas.

O que é um sistema de gestão de pessoas e o que tem a ver com RH digital

No campo da tecnologia, um sistema de gestão de pessoas é um conjunto de softwares, que permitem automatizar atividades e processos do RH. Isto é, softwares específicos passam a executar atividades operacionais e processos manuais com maior qualidade, menor tempo e menos custos. Dessa forma, o RH ganha eficiência e eficácia, e consequentemente, eleva o seu valor para as organizações.

Para entender como a tecnologia pode ajudar, é preciso entender que o RH é um sistema composto por várias partes, ou vários subsistemas, interligados entre si. Do mesmo modo, os softwares são modulados em partes. Dessa forma, é possível automatizar separadamente, cada um dos subsistemas de RH.

Quais os principais subsistemas de RH e como otimizar

Primeiramente, é preciso entender que o RH é composto por vários subsistemas e processos que se afetam entre si. Esse é o primeiro passo para otimizar os processos de RH. O segundo passo é organizar as atividades de cada processo em uma sequência lógica, eliminando aquelas que não agregam valor. Aí, a cereja do bolo é a automação. Ou seja, a adoção de softwares que façam o trabalho operacional!

Isto posto, vamos ver quais são os principais subsistemas de RH. São eles: gestão de cargos e salários, gestão e avaliação de desempenho e competências, recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, e gestão do clima organizacional.

Porém, mais recentemente, outros subsistemas e processos estão despontando como tendência. Entre eles, estão a gestão da cultura organizacional, a gestão da marca empregadora, ou employer branding, e também a gestão da jornada do colaborador, ou employee experience, por exemplo. Mas eles ainda não são muito utilizados nas empresas.

É muito comum que o RH seja implantado em partes, porém, quando você pensa em implantar um subsistema de RH, é preciso não perder de vista o todo. Isto é, não dá para pensar de forma isolada em cada uma dessas partes, pois elas estão interligadas e uma impacta a outra.

Vamos ver a seguir os principais subsistemas e processos de RH e como otimizá-los com o uso da tecnologia.

Arquitetura de cargos

Antes de entender qualquer subsistema de RH, é preciso entender que existe um alicerce que dá sustentação a todos eles. Trata-se da arquitetura de cargos.

A arquitetura de cargos é a maneira como a empresa organiza a divisão do trabalho. Dessa forma, a empresa orienta os colaboradores sobre o que cada um tem que fazer (funções), o que cada um deve entregar (desempenho) e o que cada um precisa saber (competências). E esses elementos formarão a base dos principais subsistemas de RH.

Daí a necessidade de escolher um bom sistema. Ele deve permitir a estruturação dos cargos, bem como dos elementos que vão compor a descrição de cargos. Esses elementos são: as funções, as competências e os desempenhos requeridos dos colaboradores.

Além disso, o sistema escolhido deve facilitar a atualização de todos esses elementos. Da mesma forma, deve facilitar a manutenção e a adequação da arquitetura de cargos à realidade organizacional. Isso porque o desenvolvimento da empresa pode demandar a criação, a eliminação ou a adequação dos cargos. E assim, a arquitetura de cargos deve acompanhar a dinâmica da empresa e evoluir junto com ela.

O volume de trabalho operacional na gestão de cargos deixa obsoletos muitos planos de cargos e salários. Não são raros os casos de empresas que precisam jogar um plano fora e construir outro novo. Isso ocorre porque é difícil fazer nanutenção e atualização dos cargos “na mão”, em planilhas excel. Um bom software faz toda a diferença!

Cargos e salários

Esse subsistema envolve as diretrizes que orientam, não só a gestão da remuneração, como também a gestão de cargos e carreiras. Por isso, a estruturação do plano de cargos e salários precisa de um método, já que trata-se de um dos principais subsistemas de RH.

Na estruturação de cargos e salários, os cargos são avaliados e organizados em uma ordem hierárquica de complexidade das funções. Dessa maneira, os salários terão uma relação direta com a complexidade do cargo. Ou seja, quanto maior a complexidade do cargo, maior será o salário.

Inclusive, para orientar a gestão de salários e carreiras, é necessário criar uma tabela salarial, assim como uma política de remuneração bem estruturada.

A implantação e a manutenção do plano de cargos e salários envolve um certo grau de complexidade. Demanda raciocínio lógico e alguns cálculos matemáticos. Por isso, contar com um sistema que simplifique a implantação, a manutenção e a gestão do plano é fundamental!

Assim, esse é um ponto importante a considerar quando você for escolher o seu sistema de gestão de pessoas.

Gestão/avaliação de desempenho e competências

A arquitetura de cargos define o que a empresa espera das pessoas em termos de desempenhos e competências (O IDEAL). Por outro lado, os processos de avaliação são instrumentos de GESTÃO dos desempenhos e competências de fato apresentados (O REAL). As diferenças entre o ideal e o real, indicam onde é preciso atuar e o que deve ser feito para desenvolver os colaboradores e melhorar suas performances.

Os resultados dos processos de avaliação formam uma das fontes mais ricas de people analytics. Em síntese, os resultados das avaliações geram base de informações que fundamentam os planos e decisões de gestão de pessoas. Um bom software deve fornecer essa base, pois, sem dúvida, é o que permite a prática de uma gestão de pessoas mais justa e transparente. Ou seja, uma gestão baseada na meritocracia.

E o que é a meritocracia? É a prática que reconhece os colaboradores que mais contribuem para os resultados e objetivos organizacionais. Isto é, os que apresentam melhores desempenhos e o perfil de competências requerido.

As decisões de promoção e carreira, por exemplo, deveriam considerar o efetivo desempenho e as competências do colaborador. Da mesma forma, deveriam ser as decisões de aumentos salariais, bônus, PLR e tantas outras. No entanto, é muito comum que essas decisões sejam tomadas com base em subjetividades, opiniões e favoritismos. Um bom sistema de gestão deve gerar informações que sustentem todas essas decisões.

Quando todos esses processos são manuais, feitos em planilhas excel, o trabalho operacional é gigantesto! Então, na hora de escolher um sistema para automatizar esses processos, tudo isso deve ser considerado.

Feedback

Tanto na gestão de desempenho e competências, quanto no desenvolvimento dos colaboradores, o feedback tem um papel fundamental.

Por tratar-se de um importante instrumento de desenvolvimento e também de melhoria de performance, o feedback deve fazer parte da cultura organizacional. Para isso, é preciso investir na criação da cultura do feedback. E isso requer que a empresa estimule a prática do feedback contínuo. Em outras palavras, o feedback deve ser uma prática natural e cotidiana na empresa.

E por tudo isso, o feedback merece uma atenção à parte na hora de escolher um sistema de gestão de pessoas.

Treinamento e Desenvolvimento

As ações de treinamento e desenvolvimento também devem ser orientadas pelos resultados das avaliações de desempenho e competências, pois eles evidenciam os gaps a serem tratados. A mesma coisa ocorre em relação aos PDIs – plano de desenvolvimento individual.

Mas não só isso! Os programas de sucessão, bem como os programas de desenvolvimento de líderanças precisam da identificação de potenciais. Nesse sentido, os resultados das avaliações também devem evidenciar os potenciais líderes ou potenciais sucessores. Um bom software faz tudo isso com muita agilidade.

Um sistema de gestão de pessoas facilita essa relação dos resultados das avaliações com as ações de desenvolvimento. Facilita também a definição e a gestão de PDIs.

Além disso, permite a gestão de treinamentos, gerando relatórios de status, treinamentos planejados e realizados, PDI concluídos ou atrasados, controle de treinamentos obrigatórios, e assim por diante. É claro que tudo isso elimina muito trabalho operacional, permitindo que o RH foque as estratégias de desenvolvimento.

Recrutamento e seleção

O processo de recrutamento e seleção é o início da jornada do colaborador na empresa. A qualidade desse processo vai impactar diretamente os demais subsistemas, se uma pessoa com perfil inadequado é contratada.

Inclusive, processo seletivo em ambiente virtual já vem se definindo como uma tendência há algum tempo. A tecnologia ajudou muito para a evolução e agilidade dos processos, desde a divulgação das vagas, a triagem de currículos, bem como a aplicação de testes virtuais.

Gestão do Clima Organizacional

Embora muitas empresas ainda não tenham adotado, a pesquisa de clima é uma prática consolidada no contexto corporativo. Entretanto, a gestão do clima organizacional, como um subsistema de RH é uma tendência. Aliás, muitas empresas, que estão na vanguarda em termos de gestão de pessoas, contam com uma área de gestão de cultura e clima organizacional.

Nesse processo de pesquisa e gestão do clima, a tecnologia proporcionou um grande salto. Os questionários respondidos online facilitam muito a aplicação da pesquisa, que pode ser respondida até por celular. Além disso, a tabulação da pesquisa é processada automaticamente.

À medida que a pesquisa é respondida, os resultados vão se compondo em tempo real. Os cortes dos resultados, para uma análise mais minuciosa, são realizados em segundos. E como resultado, as ações de melhoria serão mais efetivas.

Você ainda tem dúvidas sobre a necessidade de implantar o RH digital, adotando um bom sistema de gestão de pessoas? Então, trazemos aqui 10 razões de peso para apostar nesse caminho e aumentar o valor do RH.

Como um sistema de gestão de pessoas aumenta o valor do RH

Embora muitas empresas não tenham se dado conta ainda, há uma série de benefícios e vantagens na adoção do RH Digital. Para exemplificar, trazemos as 10 principais:

  1. Melhoria dos processos de RH;
  2. Atuação mais estratégica do RH;
  3. Ganho de produtividade da equipe de RH;
  4. Gestão baseada em dados – People Analytics;
  5. Qualidade e agilidade nas decisões de gestão de pessoas;
  6. Maior participação dos líderes em gestão de pessoas;
  7. Envolvimento do colaborador com seu desempenho e desenvolvimento;
  8. Prática da meritocracia;
  9. Agilidade na identificação de potenciais;
  10. Adequação do ambiente e da forma de trabalho.

A seguir, vamos explicar mais detalhadamente cada um.

1. Melhoria dos processos de RH

A necessidade de contar com uma gestão de pessoas eficaz é crescente nas organizações. No entanto, as equipes de RH continuam “afogadas” em atividades operacionais e processos manuais. Isso significa maior investimento de tempo e maior risco de erros.

A adoção de softwares permite organizar melhor os sistemas e processos de gestão de pessoas, com economia de tempo e redução de erros.

Só para exemplificar: Um processo manual de avaliação e gestão de desempenho demanda um bom tempo de tabulação de resultados. E é muito comum que a falta de informações consistentes impacte muitas decisões importantes de gestão de pessoas.   

2. Atuação mais estratégica do RH

Com a automação dos sistemas e processos de gestão de pessoas, a equipe de RH deixa de gastar tempo nas tarefas operacionais e processos manuais.

Por consequência, sobra mais tempo para análises de informações e cenários, bem como para se dedicar a atividades mais estratégicas, para que haja maior alinhamento dos planos e ações do RH aos objetivos e resultados do negócio.

3. Ganho de produtividade da equipe de RH

Pensando no conceito de produtividade (fazer mais, com menos, no menor tempo e com maior qualidade), a automação dos processos de RH, inegavelmente, potencializa a performance da área. A economia de tempo e a redução de erros são resultados imediatos da automação. Além disso, com a redução das tarefas operacionais, a equipe de RH pode ser mais enxuta. Tudo isso, por consequência, significa redução de custos.

4. Gestão baseada em dados – People Analytics

O uso da tecnologia na geração, organização e análise dados e informações é uma tendência. Isso é verdade, não só para o RH, mas também para a gestão da empresa como um todo.

Nesse sentido, o people analytics – a base de dados e informações em gestão de pessoas – traz ganhos significativos para o RH. Isso porque as decisões passam a ser mais objetivas e os planos, mais efetivos. Dessa forma, as empresas minimizam os riscos de tomar decisões baseadas na subjetividade e no favoritismo.

5. Qualidade e agilidade nas decisões de gestão de pessoas

Com os processos automatizados e informações disponíveis em tempo real, as decisões de gestão de pessoas ganham, não só em agilidade, como também em qualidade. Só para citar alguns exemplos, decisões de promoção, de aumento salarial e ações de reconhecimento serão muito mais objetivas e fundamentadas.

Além disso, a qualidade dessas decisões contribui para a geração de um ambiente mais saudável, no qual as pessoas desenvolvem um sentimento de confiança na empresa.

6. Maior participação dos líderes em gestão de pessoas

Um bom sistema de gestão de pessoas aumenta o engajamento dos líderes com as práticas de gestão de pessoas. Sabe por quê? Porque facilita o trabalho deles, tornando mais simples as atividades de gestão da equipe.

A tecnologia facilita o processo e o registro de feedback, não só para que o processo de avaliação seja mais objetivo, mas também promover o desenvolvimento dos colaboradores.

Os processos de avaliação ficam mais ágeis e menos burocráticos. Assim, os líderes também são beneficiados, já que a principal responsabilidade sobre esses processos é das lideranças.

Sem contar que um bom sistema gera base de informações não apenas para uso do RH, mas também para uso dos líderes. Dessa forma, tanto as ações e decisões da liderança, quanto as decisões e planos do RH serão mais consistentes e objetivas.

7. Envolvimento do colaborador com seu desempenho e desenvolvimento

A tecnologia permite maior envolvimento dos colaboradores com a sua performance, seu desenvolvimento e sua carreira. Não só como alguém passivo, mas de forma participativa. Assim, as pessoas são corresponsáveis pela sua evolução e pelo seu sucesso profissional.

Nesse sentido, um bom sistema de gestão de pessoas deve oferecer o “espaço do colaborador”. Isto é, uma área onde as pessoas possam acompanhar os resultados das suas avaliações, os feedbacks recebidos, seus treinamentos e planos de desenvolvimento. Isso só para citar alguns exemplos.

8. Prática da meritocracia

Um bom sistema de gestão de pessoas gera base de informações para que os planos e decisões sejam baseados na meritocracia. Com efeito, a tecnologia facilita muito o cruzamento e análise de dados para que o RH seja muito mais estratégico e efetivo.

Dessa forma, as pessoas que mais contribuem para os resultados e objetivos da empresa poderão ser reconhecidos e valorizados. Assim, a empresa poderá melhorar a satisfação dos colaboradores e o clima organizacional. Mas não só isso! Ela poderá também aumentar a retenção de talentos. Sem contar no aumento da produtividade, que é um efeito colateral super desejado, não é mesmo?

9. Agilidade na identificação de potenciais

Os planos de sucessão, bem como os programas de formação de líderes são essenciais e estratégicos para qualquer empresa. Nesse sentido, identificar potenciais com agilidade e segurança faz toda a diferença.

Novamente aqui, um bom sistema de gestão de pessoas deve cumprir muito bem esse papel!

10. Adequação ao novo ambiente e forma de trabalho

A transferência do trabalho do mundo físico para o mundo virtual é uma realidade.

As formas híbridas de trabalho vêm ganhando terreno. Elas unem as vantagens do trabalho presencial e as do trabalho remoto. Dessa forma, geram efeitos positivos sobre o engajamento e a produtividade das pessoas. Segundo estudos da Deloitte, o envolvimento dos colaboradores tende a ser mais alto entre os que trabalham remotamente por 60% a 80% do tempo. E, de acordo com pesquisa da Gallup, equipes mais envolvidas e engajadas são 21% mais produtivas.

Assim, não é difícil perceber que essas mudanças não têm volta. Com efeito, uma grande parcela da força de trabalho nunca mais voltará a trabalhar nos moldes tradicionais. Nesse sentido, a tecnologia oferece caminhos e soluções para adequação a esse novo cenário.

O trabalho remoto requer novas formas de interação entre gestores e colaboradores e novas formas de gestão das equipes. O desenvolvimento de uma cultura de feedback, que estimule a prática do feedback contínuo nunca foi tão essencial.

Da mesma forma, o acompanhamento das atividades, a gestão do desempenho das equipes, bem como o suporte e orientação líder – liderado são cruciais. Isso demanda ferramentas que facilitem o trabalho dos líderes.

Nesse sentido, uma tecnologia que junte as lideranças, os colaboradores e o RH no esforço conjunto será fundamental para um ambiente de desenvolvimento e da alta performance. Além de manter todos unidos em torno do mesmo propósito e dos mesmos objetivos!

Conclusão

Diante de tudo isso, a transformação do RH analógico para o RH digital não é uma opção, mas uma necessidade! Então, não perca tempo. Prepare-se para levantar essa bandeira!

Se quiser conhecer a plataforma Cohros de Gestão de Pessoas, podemos mostrar como ela contribui para a melhoria dos processos do RH:

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